e-Rechnung an den Bund

1. Ich will eine e-Rechnung an den Bund legen, was muss ich tun?

Sie müssen

• zuerst Ihr Unternehmen am USP registrieren und dann
• die Anwendung "E-RECHNUNG.GV.AT" (siehe auch "Wie kann ich einem Benutzer Rechte z.B. für E-RECHNUNG.GV.AT zuordnen?") aufrufen.

Dort können Sie mittels Formular (manuell), Upload (manuell) oder Webservice (automatische Übermittlung) eine e-Rechnung an den Bund legen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Informationen dazu:

• Step by Step-Leitfaden für die Erstellung/Einbringung einer e-Rechnung
• USP-Registrierung – wie funktioniert's?
• Häufig gestellte Fragen rund um die e-Rechnung

e-Rechnungen an den Bund werden automatisch an die Empfängerin/den Empfänger weitergeleitet. Die Annahme der e-Rechnung erfolgt nach positiver technischer Prüfung und wird der Rechnungsstellerin/dem Rechnungssteller per E-Mail mit dem PDF der Rechnung im Anhang bestätigt. Voraussetzung dafür ist die korrekte Angabe der E-Mail-Adresse in der e-Rechnung.

Die Daten in der e-Rechnung an den Bund können nur vor dem Abschicken geändert bzw. korrigiert werden. Eine bereits eingebrachte e-Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden. Etwaige Fehler, z.B. ein fehlerhafter Firmenwortlaut, sind allenfalls mit dem Rechnungsempfänger/Auftraggeber abzuklären. Die Rechnung kann durch Einbringung einer Stornorechnung, die die ursprüngliche Rechnung aufhebt, außer Kraft gesetzt werden. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit, dass der Rechnungsempfänger/Auftraggeber die falsche Rechnung löscht und von der Rechnungsstellerin/vom Rechnungssteller eine neue Rechnung eingebracht wird.

An andere Rechnungsempfänger (z.B. Bundesländer) können ebenfalls e-Rechnungen eingebracht werden. Die Nutzung der Anwendung "E-RECHNUNG.GV.AT" für Rechnungen an andere Rechnungsempfänger ist derzeit noch freiwillig.

2. Ich erbringe eine Dienst-/Werkleistung für den Bund, bin aber kein Unternehmer. Wie lege ich eine e-Rechnung an den Bund?

Wenn Sie neben Ihrer unselbständigen auch eine selbständige Tätigkeit auf z.B. Honorar- oder Werkvertragsbasis (Vorträge, Schulungstätigkeit etc.) bei einer Bundesdienststelle erbringen, zählen Sie ebenfalls zur Zielgruppe des USP. Das heißt, Sie legen Ihre e-Rechnung an den Bund über das USP. Dafür müssen Sie sich im USP registrieren.

Holen Sie sich eine ID Austria:

• Informationen zur Aktivierung der ID Austria (→ oesterreich.gv.at)

Sollte der reguläre elektronische Prozess nicht durchgeführt werden können – das kann in Einzelfällen passieren – führen Sie folgenden durch: Registrierungsprozess für Personen, die nicht im Namen eines Unternehmens eine e-Rechnung legen.

Alles weitere zur e-Rechnung an den Bund finden Sie auf der Website www.e-rechnung.gv.at. Alternativ können Sie die e-Rechnung an den Bund auch durch einen Service Provider wie etwa Ihre Steuerberaterin/Ihren Steuerberater einbringen.

3. Wo finde ich Details zur e-Rechnung an den Bund? Etwa zu Lieferantennummer, Auftragsreferenz?

Detaillierte Informationen finden Sie auf der Website www.e-rechnung.gv.at. Einige häufig gestellte Fragen haben wir nachstehend verlinkt.

• Nicht e-Rechnungs-relevante Geschäftsfälle
• Lieferantennummer
  Das Verzeichnis der Lieferantennummern ist nicht öffentlich zugänglich. Es steht eine Liste über jene Bundesdienststellen, die e-Rechnungen empfangen und bearbeiten, zur Verfügung. Sollten Sie Ihre Lieferantennummer noch nicht kennen, so wenden Sie sich bitte direkt an die beauftragende Bundesdienststelle. Der E-RECHNUNG.GV.AT-Support sowie das USP Service Center können dazu keine Auskunft geben.
• Auftragsreferenz, Einkäufergruppe
• Einbringungsarten

4. Wie bekomme ich unter "Meine Services" die Anwendung E-RECHNUNG.GV.AT angezeigt?

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Wenn Sie für Ihr Unternehmen einzelvertretungsbefugt oder eine Einzelunternehmerin/ein Einzelunternehmer sind, wird Ihnen das Recht automatisch zugeordnet und scheint sofort nach abgeschlossener Registrierung unter "Meine Services" auf.

2. Ihre USP-Administratorin/Ihr USP-Administrator muss Ihrem Benutzerkonto das Recht e-Rechnung an den Bund zuordnen. Wenn Sie selbst USP-Administratorin/USP-Administrator sind, dann müssen Sie sich das Recht selbst zuordnen. Damit das Recht dann in "Meine Services" aufscheint, müssen Sie sich erneut anmelden.

USP-Benutzerleitfaden für die e-Rechnung an den Bund (PDF, 1 MB) (PDF zum Download)

Ausführliche Informationen zum Thema "e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung" finden sich ebenfalls auf USP.gv.at.