Organisatorische Maßnahmen

Verfügt das Unternehmen über eine Geschäftsführerin/einen Geschäftsführer, eine Prokuristin/einen Prokuristen oder erteilt es einer Person eine Handlungsvollmacht, verlangt das Finanzamt in ausgewählten Fällen auch ein Unterschriftsprobenblatt. Diesen Zweck erfüllt das Formular Verf 26, das unter bmf.gv.at > Formulare erhältlich ist.

Da im Wirtschaftsleben nicht nur seriöse Unternehmen auftreten, lässt das Finanzamt zum Schutz der Unternehmerinnen/Unternehmer Vorsicht walten und ersucht in ausgewählten Fällen neben den Formularen Verf 15, 16 oder 24 auch um einen Identitätsnachweis (Reisepass, Personalausweis). Es kann auch vorkommen, dass das Finanzamt eine Eröffnungsbilanz und einen Tätigkeitsnachweis verlangt. Als Tätigkeitsnachweise können z.B. Miet- oder Pachtverträge für das Geschäftslokal, Dienstnehmeranmeldungen, Ausgangsfakturen oder Kassenbücher verlangt werden.

Nachdem das Finanzamt die Unterlagen geprüft hat, registriert es das Unternehmen: Das Finanzamt erteilt eine 9-stellige Steuernummer, die der Ordnungsbegriff des Unternehmens ist, und legt einen neuen Steuerakt an. Danach teilt es der Unternehmerin/dem Unternehmer die Steuernummer mit. Diese dient zur Identifikation und das Unternehmen sollte sie daher auf allen Schriftstücken (Belegen, Zahlungsabschnitten usw.) an das Finanzamt angeben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Außendienstorgan des Finanzamtes dem jeweiligen Betrieb einen Besuch abstattet, wenn ein neues Unternehmen gegründet wird. Ein derartiger "Antrittsbesuch" vor Ort vermittelt der Behörde zweifellos ein besseres Bild, als wenn die Dinge lediglich von der "Amtsstube" aus beurteilt werden. Dabei klärt das Finanzamt die Unternehmerin/den Unternehmer auch über ihre/seine Rechte und Pflichten auf.

Hinweis
Von der Steuernummer zu unterscheiden ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID).

Ab dem Zeitpunkt der Registrierung besitzen Unternehmerinnen/Unternehmer ein Konto bei ihrem Finanzamt. Unter dem jeweiligen Namen und der Steuernummer richtet das Finanzamt ein Abgabenkonto ein. Auf dieses Konto muss das Unternehmen in der Folge sämtliche Zahlungen, wie z.B. für Umsatz-, Einkommen-, Körperschaftsteuer, lohnabhängige Abgaben, Normverbrauchsabgabe etc. leisten.

Das Finanzamt bucht gemeldete oder vorgeschriebene Abgaben als Belastung, die entsprechenden Zahlungen als Gutschrift. Die Bewegungen auf dem Abgabenkonto ergeben sich analog zu einem Bankkonto: Neben Rückständen (Schulden) können auch Guthaben auftreten.

Weist das Konto ein Guthaben auf, so kann dieses gleich verwendet werden, um eine künftig fällige Abgabe abzudecken. Die Kontengebarung ist auch in FinanzOnline (Weitere Services/Steuerkonto) ersichtlich.

Ein Guthaben kann das Unternehmen auf Antrag rückzahlen (Überweisung auf ein zu benennendes Bankkonto) oder auf ein anderes Abgabenkonto umbuchen bzw. überrechnen lassen. Den Rückzahlungsantrag kann es entweder formlos, schriftlich oder elektronisch in FinanzOnline (Weitere Services/Rückzahlung bzw. Weitere Services/Übertragung) einbringen. Das Finanzamt überweist das Guthaben umgehend.

Im USP registrierte Unternehmerinnen/Unternehmer haben die Möglichkeit, FinanzOnline und viele weitere Online-Verfahren mit einem einzigen Einloggen im USP zu nutzen. Nähere Informationen zur Registrierung im USP finden sich im Online Ratgeber zur USP-Registrierung.

So wie von einer Bank Kontoauszüge verschickt werden, sendet das Finanzamt dem Unternehmen ebenfalls – spesenfrei – laufend nummerierte Buchungsmitteilungen zu. Diese Buchungsmitteilungen informieren über alle Kontobewegungen, die Fälligkeiten von Abgaben und den aktuellen Saldo.

Jede Buchungsmitteilung enthält u.a. die Zeile "neuer Kontostand": So sieht das Unternehmen, ob es über einen Rückstand, ein Guthaben oder einen ausgeglichenen Kontostand verfügt. Informationen zu den Buchungen auf dem Steuerkonto sind auch in FinanzOnline unter Abfragen/Steuerkonto verfügbar.

Als zusätzliches Service ist in FinanzOnline eine Jahreszusammenstellung abrufbar. Die Jahreszusammenstellung enthält eine nach Abgabenarten geordnete Übersicht aller Buchungen.

Rechtsgrundlagen

§ 239 Bundesabgabenordnung (BAO)