Zuschlagsverfahren

• Zuschlagsfrist und Angebotsbindung
• Ausscheiden von Angeboten und Ausschluss von Bietern
• Verhandlungen
• Angebotsprüfung
• Zuschlagsentscheidung und Stillhaltefrist
• Zuschlagserteilung oder Widerspruch

Im Vergabeverfahren öffnet der Auftraggeber unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist an einem festgesetzten Ort und zur festgesetzten Zeit die fristgerecht eingelangten Angebote. Anschließend prüfen Personen, die die fachlichen Voraussetzungen dafür erfüllen, die Angebote und beurteilen sie inhaltlich.

Zuschlagsfrist und Angebotsbindung

Mit dem Ablauf der Angebotsfrist beginnt die Zuschlagsfrist. Während dieser – kurz zu haltenden – Frist sollen die Angebote geöffnet, geprüft und der Zuschlag erteilt werden. Die Zuschlagsfrist wird in der Ausschreibung angegeben und darf maximal fünf Monate lang sein (ausnahmsweise bis zu sieben Monate). Wenn in der Ausschreibung keine Zuschlagsfrist angegeben ist, beträgt sie einen Monat. Im Sektorenbereich (z.B. Wasser, Energie- und Verkehrsversorgung) und in der Konzessionsvergabe gelten andere Vorgaben.

Während der Zuschlagsfrist ist die Bieterin/der Bieter an ihr/sein Angebot gebunden. Die Zuschlagsfrist kann in manchen Fällen verlängert werden.

• Auf Ersuchen des Auftraggebers kann eine Bieterin/ein Bieter die Bindungswirkung des Angebotes erstrecken.

• Auf Ersuchen einer Bieterin/eines Bieters kann der Auftraggeber diesen aus der Bindung an ihr/sein Angebot entlassen – Voraussetzung ist, dass deren/dessen Angebot für eine Zuschlagserteilung nicht in Betracht kommt.

Ausscheiden von Angeboten und Ausschluss von Bietern

Der Auftraggeber scheidet mangelhafte Angebote aus und schließt Bieterinnen/Bieter bei Vorliegen bestimmter Tatsachen vom Verfahren aus. Mehr Informationen dazu befinden sich auf der Seite "Ausschluss von Bietern und Ausscheiden von Angeboten".

Verhandlungen

In einem Verhandlungsverfahren kann der Auftraggeber mit den Bieterinnen/Bietern über die abgegebenen Angebote verhandeln. Diese Verhandlungen dienen dem Ziel, Angebot und Anforderungen des Auftraggebers optimal aufeinander abzustimmen. Verhandlungen, bei denen der Leistungsinhalt nicht geändert wird (reine Preisverhandlungen), widersprechen den Grundsätzen des Vergaberechts und sind nicht zulässig. Beim offenen und beim nicht-offenen Verfahren sind Verhandlungen über die Angebote allgemein verboten.

Angebotsprüfung

Von jenen Angeboten, die nicht ausgeschieden werden, wird geprüft, welches Angebot gemäß den Angaben in der Ausschreibung

• das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot (Bestbieterprinzip) oder
• das Angebot mit dem niedrigsten Preis (Billigstbieterprinzip) ist.

Der Ablauf ist für öffentliche Auftraggeber und für Sektorenauftraggeber etwas unterschiedlich und hängt von der angewandten Verfahrensart ab. Insbesondere muss geprüft werden, ob die Preise angemessen sind. 

Vertiefte Angebotsprüfung

Bei der vertieften Angebotsprüfung ist zu prüfen, ob die Preise betriebswirtschaftlich erklär- und nachvollziehbar sind. Dabei müssen Aufklärungen der Bieterin/des Bieters berücksichtigt werden.

Der öffentliche Auftraggeber muss von der Bieterin/dem Bieter eine Aufklärung der Positionen des Angebotes verlangen und das Angebot vertieft prüfen, wenn

• Angebote einen im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrigen Gesamtpreis aufweisen,
• Angebote zu hohe oder zu niedrige Einheitspreise in wesentlichen Positionen aufweisen, oder
• nach Prüfung begründete Zweifel an der Angemessenheit von Preisen bestehen.

Der Sektorenauftraggeber muss von der Bieterin/dem Bieter eine Aufklärung der Positionen des Angebotes verlangen und das Angebot vertieft prüfen, wenn

• Angebote einen im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrigen Gesamtpreis aufweisen, oder
• begründete Zweifel an der Angemessenheit von Preisen bestehen.

Bei der Überprüfung des Angebots muss der Auftraggeber insbesondere Erläuterungen in Bezug auf folgende Aspekte berücksichtigen:

• Wirtschaftlichkeit
  • des gewählten Fertigungs- oder Bauverfahrens
  • der Erbringung der Dienstleistung
• gewählte technische Lösungen
• außergewöhnlich günstige Bedingungen, über die die Bieterin/der Bieter bei der Erbringung der Leistung verfügt
• Originalität der von der Bieterin/dem Bieter angebotenen Leistung
• am Ort der Leistungserbringung geltende arbeits- und sozialrechtlichen Bestimmungen
• etwaige Gewährung einer staatlichen Beihilfe an die Bieterin/den Bieter

Die von der Bieterin/dem Bieter erteilten Auskünfte müssen der Niederschrift über die Prüfung der Angebote hinzugefügt werden. Im Unterschwellenbereich kann von dieser Formalität abgesehen werden.

Mangelhafte Angebote

Ergeben sich bei der Prüfung der Angebote Unklarheiten

• über das Angebot, einschließlich etwaiger Varianten-, Alternativ- oder Abänderungsangebote,
• über die geplante Art der Durchführung oder
• werden Mängel festgestellt,

muss der Auftraggeber, sofern die Unklarheiten für die Beurteilung der Angebote von Bedeutung sind, von der Bieterin/dem Bieter eine verbindliche schriftliche Aufklärung verlangen.

Die von der Bieterin/dem Bieter erteilten schriftlichen Auskünfte und Nachweise müssen der Niederschrift über die Prüfung der Angebote beigelegt werden. Im Unterschwellenbereich kann von dieser Formalität abgesehen werden.

Zuschlagsentscheidung und Stillhaltefrist

Die Zuschlagsentscheidung ist die nicht verbindliche Erklärung des Auftraggebers, mit welcher Bieterin/welchem Bieter der Vertrag abgeschlossen werden soll. Sie bewirkt (noch) keine Auftragsvergabe.

Die Zuschlagsentscheidung erfolgt im Anschluss an die Angebotsprüfung und muss allen noch im Vergabeverfahren verbliebenen Bieterinnen/Bietern mit einer Begründung bekannt gegeben werden. Die Begründung hat jedenfalls die gesetzlich festgelegten Angaben zu enthalten (insbesondere warum ein Bieter mit seinem Angebot nicht erfolgreich war).

Die Zuschlagsentscheidung muss außerdem das Ende der Stillhaltefrist bekanntgeben: die Stillhaltefrist ist die Zeit, in der unterlegene Bieterinnen/Bieter die Zuschlagsentscheidung vor den Vergabekontrollbehörden anfechten können, bevor der Vertrag abgeschlossen wird. Erfolgt die Mitteilung der Zuschlagsentscheidung elektronisch, beträgt die Stillhaltefrist 10 Tage, ansonsten sind es 15 Tage.

Zuschlagserteilung oder Widerruf

Ein Vergabeverfahren endet mit dem Zustandekommen eines Leistungsvertrages (Vertragsabschluss) oder mit dem Widerruf der Ausschreibung. Der Vertragsabschluss wird "Zuschlagserteilung" genannt.

Der Zuschlag (oder der Widerruf) darf erst nach Ende der Stillhaltefrist erteilt werden. Wird der Zuschlag davor erteilt, ist der Vertragsabschluss nichtig.

Rechtsgrundlagen

Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018)