Registrierkassenpflicht

Betriebe (Gewerbe, selbstständige Tätigkeit, Land- und Forstwirtschaft) müssen

• ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb und,
• wenn die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten,

eine Registrierkasse verwenden, um die Barumsätze einzeln zu erfassen.

Der Betrieb muss beide Grenzen überschreiten, damit Registrierkassenpflicht besteht.

Überschreitet der Betrieb die Umsatzgrenzen erstmals, besteht Registrierkassenpflicht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr).

Beispiel

Monatlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im Februar 2023 die Umsatzgrenzen – Registrierkassenpflicht ab 1. Juni 2023.

Beispiel

Vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im April 2016 die Umsatzgrenzen – Registrierkassenpflicht ab 1. Oktober 2016.

Überschreitet der Betrieb die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht und ist absehbar, dass er sie auch künftig nicht überschreiten wird, fällt die Registrierkassenpflicht mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.

Beispiel

Es besteht ab dem Jahr 2022 Registrierkassenpflicht. Der Gesamtumsatz im Jahr 2023 beträgt 12.000 Euro (Registrierkassenpflicht besteht auch im Jahr 2023). Es ist jedoch absehbar, dass auch im Jahr 2024 die Grenze von 15.000 Euro nicht überschritten wird, daher besteht bereits ab 1. Jänner 2024 keine Registrierkassenpflicht mehr.

Unabhängig davon bleiben Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht weiterhin bestehen.

Vorübergehende Betriebsschließungen

Bei vorübergehenden Betriebsschließungen, beispielsweise bei Saisonbetrieben, sind die Registrierkassen nicht abzumelden. Das Anmeldeprozedere über FinanzOnline und die Startbelegprüfung bei der Wiederinbetriebnahme der Registrierkassen würden einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellen.

Folgende Unternehmergruppen bzw. Umsätze sind von der Registrierkassenpflicht, Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht befreit:

• Umsätze im Freien (ehemalige "Kalte Hände"-Regelung)
  Bei bis zu 30.000 Euro (netto) Jahresumsatz im Freien darf der Betrieb die Tageslosung mittels Kassasturz ermitteln. Dies gilt für Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, sofern sie nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten erzielt werden, z.B. Maronibrater, Christbaumverkäufer.
• Umsätze in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten bis zu 30.000 Euro (netto) pro Kalenderjahr
• Umsätze in Buschenschanken innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr und bis zu 30.000 Euro (netto)
• Umsätze in Kantinen gemeinnütziger Vereine bis zu 30.000 Euro (netto) pro Kalenderjahr, wenn der Verein diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betreibt
• Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (beispielsweise kleine Feuerwehrfeste oder Sportveranstaltungen eines Sportvereins)
• Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro brutto (beispielsweise Zigarettenautomat, Tischfußballautomat)

Für diese Umsätze ist eine vereinfachte Losungsermittlung zugelassen.

Weitere Sonderregelungen:

• Online-Shops
  Umsätze im Rahmen eines Online-Shops sind von der Registrierkassenpflicht befreit, wenn die Kundschaft das Unternehmen nicht direkt mit Bargeld bezahlt. Das Unternehmen muss aber Belege ausstellen bzw. nachweislich übermitteln.
• Leistungen außerhalb der Betriebsstätte ("mobile Gruppen" – z.B. (Tier-)Ärzte, mobile Friseure, Masseure, Reiseleiter, Fremdenführer)
  Unternehmerinnen/Unternehmer, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen und verpflichtet sind, Registrierkassen zu verwenden, müssen diese (Bar-)Umsätze nicht sofort erfassen. Es genügt, die Barumsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen. Voraussetzung dafür ist, dass die Unternehmerin/der Unternehmer bei Barzahlung der Kundschaft einen Beleg aushändigt und hiervon eine Durchschrift aufbewahrt.

Jedes Unternehmen muss bei Barzahlungen einen Beleg bzw. einen Kassenbeleg (z.B. Kassenbon) erstellen und der Kundschaft aushändigen.

Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz (unabhängig davon, ob eine Registrierkassenpflicht besteht oder nicht).

Hinweis

Wenn Registrierkassenpflicht besteht, muss das Unternehmen einen Kassenbeleg aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem erstellen. Auch wenn keine Registrierkassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Umsatzgrenzen liegen), gilt dennoch die Belegerteilungspflicht. In diesem Fall kann das Unternehmen den Beleg z.B. händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer schreiben.

Erleichterungen und Ausnahmen gibt es nur für bestimmte Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten.

Für die Belege bzw. Kassenbelege ist ein bestimmter Mindestinhalt vorgeschrieben:

• Eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
• Eine einmalige fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls
• Der Tag der Belegausstellung
• Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der Dienstleistungen
• Der Betrag der Barzahlung
• Die Kassenidentifikationsnummer
• Das Datum und die Uhrzeit der Belegausstellung
• Der Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
• Der Inhalt des maschinenlesbaren Codes (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Vom Beleg muss das Unternehmen eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und diese sieben Jahre aufbewahren.

Belegannahme durch den Kunden

Das Unternehmen kann die Kundschaft nicht zwingen, den Beleg anzunehmen. Die Belegerteilungspflicht ist erfüllt, wenn das Unternehmen einen Kassenbeleg anbietet.

Manipulationsschutz

Jede Registrierkasse muss einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung, haben. Der aktive Manipulationsschutz ist am Kassenbeleg als maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code) erkennbar. Dieser beinhaltet einen Signaturwert, der für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse erforderlich ist. Mit der Signatur werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine Datenmanipulation unterbricht die geschlossene Barumsatzkette und ist somit nachweisbar. Die Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.

Anforderungen an die Registrierkasse:

• Datenerfassungsprotokoll
• Drucker zur Erstellung oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
• Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
  (Mit einer Signaturerstellungseinheit können auch mehrere Registrierkassen verbunden sein)
• Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
• Eindeutige Kassenidentifikationsnummer innerhalb des Unternehmens