Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Aufgrund der leichten Handhabung empfiehlt sich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für kleinere Gewerbetreibende, welche die Buchführungsgrenzen nicht überschreiten und weiters für Freiberuflerinnen/Freiberufler wie Ärztinnen/Ärzte und Rechtsanwältinnen/Rechtsanwälte, die ohnehin keine Bücher führen müssen. Wie der Name schon sagt: Die (Betriebs)Einnahmen und (Betriebs)Ausgaben sind aufzuzeichnen und man muss sich nach dem Zufluss- und Abflussprinzip orientieren.
Für die Veranlagung ist die Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in der Beilage E 1a zwingend vorgegeben. Für Kleinunternehmen liegt das vereinfachte Formular E 1a-K auf. Es sind die dort genannten Kennzahlen für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben auszufüllen. Die jeweils zutreffende Beilage ist der Einkommensteuererklärung E 1 anzuschließen. Die Vorlage einer eigenen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist nicht mehr erforderlich.
Bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist es notwendig, ein Anlageverzeichnis zu führen. Bedient sich eine Gewerbetreibende/ein Gewerbetreibender der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, muss sie/er auch ein Wareneingangsbuch führen. Wer Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer beschäftigt, benötigt zudem für jedes Mitglied seiner Belegschaft ein Lohnkonto.
Eine Einnahme liegt erst dann vor, wenn man den Geldbetrag für eine Leistung erhalten hat, sei es in bar oder auf einem Konto gutgeschrieben. Die Verfügungsmacht reicht aus.
Eine Ausgabe hängt davon ab, ob beim Unternehmen eine Verminderung der Zahlungsmittel eingetreten ist.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst also Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nach dem erfolgten Zahlungsfluss.
Ausgenommen von diesem Prinzip ist die Abschreibung für die Abnutzung für abnutzbares Anlagevermögen (z.B. Betriebsgebäude, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Maschinen, Kraftfahrzeuge). Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die im Betrieb länger als ein Jahr verwendet werden, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gleichmäßig auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen. Das heißt, dass die Bezahlung des Wirtschaftsgutes nicht als Betriebsausgabe erfasst wird, sondern Jahr für Jahr die sogenannte Absetzung für Abnutzung (AfA) als aufwandswirksame Betriebsausgabe angesetzt wird.
Das Abflussprinzip gilt bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung grundsätzlich auch für das Umlaufvermögen, also für Warenbestand, Roh- und Hilfsstoffe und dergleichen. Davon ausgenommen sind nur Grundstücke einschließlich Gebäude und grundstücksgleiche Rechte sowie Gold, Silber, Platin und Palladium, sofern diese Metalle nicht der unmittelbaren Weiterverarbeitung dienen.
Achtung
Die Beträge der Betriebseinnahmen und -ausgaben können wahlweise einschließlich Umsatzsteuer (Bruttomethode) oder ohne Umsatzsteuer (Nettomethode) angesetzt werden. Beim Nettosystem wird die Umsatzsteuer wie ein durchlaufender Posten behandelt. In der Beilage E 1a oder E 1a-K ist bei umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmen "Bruttosystem" anzukreuzen.
Beispiel
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung des Jahres 2023, alle Beträge in Euro:
| Betriebseinnahmen (netto) | Nettobeträge | Kennzahl E 1a | Betriebsausgaben (netto) | Nettobeträge | Kennzahl E 1a |
|---|---|---|---|---|---|
| Umsatzerlöse Anlagenverkäufe |
38.000 |
9040 9060 |
Handelswareneinkauf Telefon und Porti Büromiete Fachliteratur Fahrtkosten Sozialversicherung Fremdlöhne Beratungskosten Werbung § 13 EStG (GWG) Abschreibung (AfA) |
19.000 |
9100 9230 9180 9230 9160 9230 9110 9230 9200 9130 9130 |
| Summe | 40.000 | Summe | 28.000 | ||
| Vorläufiger Gewinn 2023 | 12.000 | ||||
| - 15 Prozent Gewinnfreibetrag (Grundfreibetrag) | -1.800 | ||||
| Gewinn 2023 | 10.200 |
Rechtsgrundlagen
§ 4 Abs 3 Einkommensteuergesetz (EStG)
Alle Unternehmen, die ihren Gewinn auf Basis einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln, sind verpflichtet, ein Verzeichnis (Anlagekartei) der im Betrieb verwendeten abnutzbaren Wirtschaftsgüter zu führen. Das Verzeichnis hat jedes einzelne Anlagegut genau zu bezeichnen und folgende Angaben zu enthalten:
- Anschaffungsdatum
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten
- Name und Anschrift der Lieferantin/des Lieferanten
- Voraussichtliche Nutzungsdauer
- Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung (AfA)
- Den noch absetzbaren Betrag (Restbuchwert)
Der Restbuchwert ergibt sich aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich der Summe der bereits vorgenommenen Abschreibungen (AfA).
Die Anlagekartei muss nicht mit den Steuererklärungen beim Finanzamt eingereicht werden. Es reicht aus, wenn sie im Zeitpunkt der Abgabe ordnungsgemäß geführt ist. Falls das Verzeichnis überhaupt fehlt oder nicht die geforderten Kriterien erfüllt, geht das Recht auf Inanspruchnahme der AfA nicht verloren.
Soll das Anlagegut herangezogen werden, um einen investitionsbedingten Gewinnfreibetrag zu decken, ist dies ebenfalls im Anlageverzeichnis zu vermerken. Wirtschaftsgüter, für die ein Investitionsfreibetrag geltend gemacht wird, sind ebenso im Anlageverzeichnis auszuweisen.
Im Rahmen einer doppelten Buchhaltung ist ein gesondertes Anlageverzeichnis nicht erforderlich, weil ohnehin eine Anlagebuchhaltung zu führen ist.
Rechtsgrundlagen
§ 7 Abs 3 Einkommensteuergesetz (EStG)
Gewerbliche Unternehmen, die ihren Gewinn auf Basis einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln, sind verpflichtet, für steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch zu führen.
Alle Waren (einschließlich der Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten), die das Unternehmen beschafft, um sie weiterzuverkaufen oder zu verarbeiten, sind in das Wareneingangsbuch einzutragen.
Auch solche Waren, die für betriebsfremde (z.B. private) Zwecke verwendet werden, sind einzutragen, wenn sie nach der Art des Betriebes üblicherweise zur gewerblichen Weiterveräußerung erworben werden.
Das Wareneingangsbuch muss folgende Angaben beinhalten:
- Fortlaufende Nummer der Eintragung
- Datum des Wareneingangs oder der Rechnungsausstellung
- Name und Anschrift der Lieferantin/des Lieferanten
- Bezeichnung, wobei eine branchenübliche Sammelbezeichnung genügt (z.B. Bücher, Büromöbel, Kfz-Ersatzteile)
- Einzelpreis der Ware (Brutto und Netto)
- Hinweis auf die dazugehörigen Belege
Die Unternehmen müssen die Wareneingänge in chronologischer Reihenfolge eintragen und die Beträge monatlich und jährlich zusammenrechnen.
Der Warenbestand am Jahresende muss nicht ermittelt werden, da Einnahmen-Ausgaben-Rechner nicht verpflichtet sind, eine Inventur durchzuführen.
Rechtsgrundlagen
§ 127 Bundesabgabenordnung (BAO)
Wer Personal beschäftigt, muss für jede Arbeitnehmerin/jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto führen. Das Lohnkonto einer Arbeitnehmerin/eines Arbeitnehmers enthält persönliche Daten sowie alle Abrechnungsdaten (z.B. erfolgte Anmeldung, nicht zum steuerpflichtigen Gehalt gehörende Bezüge).
Weiterführende Links
Rechtsgrundlagen
- § 76 Einkommensteuergesetz (EStG)
- Lohnkontenverordnung
Formulare
- Einkommensteuererklärung – Beilage für Einzelunternehmer (betriebliche Einkünfte) – E1a
- Einkommensteuererklärung – Beilage für Kleinbetriebe – E1a-K
Für den Inhalt verantwortlich: Bundesministerium für Finanzen