Falscher Steuerausweis und mögliche Rechnungsmängel
Bei jedem Geschäftsfall muss ein Unternehmen prüfen, ob es ohne oder mit (ermäßigter oder normaler) Umsatzsteuer abrechnen muss. Darüber hinaus sieht das Gesetz zahlreiche formale Anforderungen an Rechnungsmerkmale vor. Dabei kann es auch passieren, dass Fehler unterlaufen.
Angabe des Leistungsumfangs
In der Praxis bereitet die Angabe des Leistungsumfangs am ehesten Probleme. Das Verwenden von Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie Speisen und Getränke, Lebensmittel, Textilien, Büromaterial, Fachliteratur, Werkzeug usw. ist als Angabe der Menge und handelsüblichen Bezeichnung der eingekauften Waren nicht ausreichend und stellt einen Rechnungsmangel dar. Dieser Rechnungsmangel führt dazu, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger die Berechtigung zum Vorsteuerabzug verliert.
Die gleichen Schwierigkeiten treten bei Rechnungen von diversen Dienstleistungsbetrieben auf. Die Art und der Umfang der bezogenen Leistungen sind oft ungenau, da die Betriebe ihre Arbeiten lediglich mit durchgeführten Instandhaltungen, Reparaturen, Transporten etc. umschreiben.
Beispiel
Die Kosten für Geschäftsessen mit Kundinnen/Kunden stellen unter der Voraussetzung, dass es sich um eine werbliche Maßnahme (z.B. Geschäftsanbahnung) handelt, einkommensteuerrechtlich zu 50 Prozent Betriebsausgaben dar. Die damit zusammenhängende Vorsteuer ist jedoch zur Gänze abzugsfähig, wenn die Unternehmerin/der Unternehmer den nahezu ausschließlichen Werbezweck der Bewirtung durch entsprechende zeitnahe Aufzeichnungen nachweisen kann. Die betreffende Restaurantrechnung muss die gesamte Konsumation im Detail enthalten: 2 kleine Mineral, 1 großer Apfelsaft gespritzt, 1/4 Veltliner, 1 Krügel Zwickl, 3 Leberknödelsuppen, 1 Wiener Schnitzel, 2 Schweinsbraten, 2 Melange, 1 kleiner Kaffee. Die bloße Bezeichnung "Speisen und Getränke" auf der Rechnung würde keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vermitteln!
Angabe des Leistungszeitpunkts
Unternehmen sind angehalten, auch auf die Angabe des Zeitpunktes (Zeitraumes) der Leistung zu achten. Diese Daten sind unbedingt erforderlich, weil sie das Ausführen der Leistung dokumentieren. Lieferungen werden grundsätzlich an einem bestimmten Tag ausgeführt. Es ist zu beachten, dass die Ausstellung der Rechnung und die Leistung oft an verschiedenen Tagen erfolgen. Sollten jedoch tatsächlich beide Zeitpunkte zusammenfallen, genügt in der Rechnung der Hinweis "Rechnungsdatum = Liefer- bzw. Leistungsdatum". Sonstige Leistungen (z.B. Beratungsleistungen einer Rechtsanwältin/eines Rechtsanwalts) erstrecken sich vielfach über einen längeren Zeitraum, der gegebenenfalls in der Rechnung anzuführen ist, wenn diese zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen.
Sollte das leistende Unternehmen nicht an jedem Tag des Zeitraumes tätig gewesen sein, muss dies in der Rechnung nicht berücksichtigt werden. Erleichterungen bestehen auch für Sammelrechnungen, mit denen Unternehmen Lieferungen bzw. sonstige Leistungen abschnittsweise abrechnen (z.B. Lieferungen einer Bäckerin/eines Bäckers, Leistungen eines Beherbergungsbetriebes). Soweit der Abrechnungszeitraum nicht einen Kalendermonat übersteigt, muss nicht jeder Tag der einzelnen Lieferung oder sonstigen Leistung angegeben werden. Der Hinweis auf den betreffenden Zeitraum reicht aus.
Steuerschuld aufgrund der Rechnung
Wer in einer Rechnung einen zu hohen Betrag an Umsatzsteuer (z.B. 20 Prozent Umsatzsteuer statt richtig 10 Prozent) ausweist, schuldet diesen Steuerbetrag, solange bis sie/er diese Rechnung entsprechend berichtigt.
Wer in einer Rechnung Umsatzsteuer ausweist, obwohl sie/er
- keine Unternehmerin/kein Unternehmer ist, oder
- die in der Rechnung genannte Leistung nicht erbracht hat,
schuldet den ausgewiesenen Betrag an Umsatzsteuer aufgrund der Rechnungslegung.
Rechtsgrundlagen
§ 11 Abs 14 Umsatzsteuergesetz (UStG)
Für den Inhalt verantwortlich: Bundesministerium für Finanzen