Vorsteuererstattungsverfahren

Mit der EU-Richtlinie 2008/9/ EG wurde ein elektronisches Vorsteuererstattungsverfahren für österreichische Unternehmen sowie für Unternehmen aus dem übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet eingeführt. Rechtsgrundlage ist die aufgrund des § 21 Abs 9 UStG ergangene Verordnung BGBl Nr. 279/1995 idgF.

Unternehmen aus Österreich und dem Unionsgebiet

Wer kann einen Antrag auf Vergütung von Umsatzsteuern im Vorsteuererstattungsverfahren stellen?

Österreichischen Unternehmen steht für die elektronische Antragstellung zur Erstattung von Vorsteuern, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat angefallen sind, FinanzOnline zur Verfügung.

Ausländische Unternehmen, die im Unionsgebiet ansässig sind und die Erstattung österreichischer Vorsteuern beantragen, dürfen im Inland weder einen Sitz noch eine Betriebsstätte haben und

• keine Umsätze im Inland erzielen oder
• nur steuerfreie Umsätze (Güterbeförderungen/Personenbeförderungen mit Eisenbahnen (seit 1. Jänner 2023), Schiffen oder Luftfahrzeugen) iSd § 6 Abs 1 Z 3 UStG oder
• nur Umsätze ausführen, für welche die Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Umsätze nach § 19 Abs 1 zweiter Satz UStG) oder
• im Inland nur Umsätze ausführen, die unter eine Sonderregelung gemäß § 25a, Art 25a, § 25b UStG 1994 oder eine Regelung gemäß Art 358 bis 369k der Richtlinie 2006/112/EG in einem anderen Mitgliedstaat fallen

In welcher Form ist der Antrag einzubringen

Anträge auf Erstattung von in anderen EU-Mitgliedstaaten angefallenen Vorsteuern sind über das von dem Mitgliedstaat, in dem das Unternehmen ansässig ist (Sitzfinanzamt), zur Verfügung gestellte elektronische Portal einzureichen. Der Ansässigkeitsmitgliedstaat leitet diesen Antrag an den Mitgliedstaat der Erstattung weiter.

Welche Unterlagen sind erforderlich?

Die Vorlage einer Unternehmerbescheinigung (U 70) ist nicht nötig, da bereits bei Antragstellung im Ansässigkeitsstaat des Antrag stellenden Unternehmens die Prüfung auf Zulässigkeit und Vollständigkeit erfolgt.

Die Angaben im Erstattungsantrag und in der Rechnung sind EU-weit vereinheitlicht, um eine zeitnahe, effizientere Abwicklung zu ermöglichen (siehe dazu Art 8 und 9 der Richtlinie 2008/9/EG).

Die Übermittlung der jeweiligen Papierrechnungen/Einfuhrdokumente ist nicht mehr erforderlich. Ausnahme: Der Erstattungsmitgliedstaat kann bei Rechnungen über 1.000 Euro bzw. Kraftstoffrechnungen über 250 Euro die Vorlage einer Kopie verlangen.

Wann muss der Vorsteuererstattungsantrag eingereicht werden?

Der Erstattungsantrag ist bis spätestens 30. September des Folgejahres elektronisch einzubringen, wobei dieser nur dann als vorgelegt gilt, wenn alle erforderlichen Angaben (siehe "Welche Unterlagen sind erforderlich") gemacht werden. Die Antragstellerin/der Antragsteller erhält in der Folge eine zweimalige elektronische Bestätigung, einmal bei Eingang des Antrages und ein weiteres Mal, wenn der Antrag beim Erstattungsstaat eingelangt ist, um das Datum für eine mögliche Verzinsung festlegen zu können (siehe "Welche Vorsteuern können erstattet werden").

Diese Frist kann nicht verlängert werden. Ein verspätetes Einreichen des Antrages führt zur Verweigerung der Vorsteuererstattung.

Für welche Zeiträume kann die Vorsteuererstattung beantragt werden?

Das Unternehmen kann den Erstattungszeitraum selbst bestimmen. Der Erstattungszeitraum muss mindestens drei aufeinander folgende Kalendermonate (z.B. Jänner bis März) in einem Kalenderjahr umfassen und darf höchstens ein Kalenderjahr betragen.

Eine Ausnahme gilt für die letzten Monate eines Kalenderjahres. Hier kann der Erstattungszeitraum kürzer sein z.B. November und Dezember oder nur Dezember). Als Erstattungszeiträume kommen nur volle Kalendermonate in Betracht. Eine tageweise Abgrenzung des Erstattungsverfahrens ist nicht vorgesehen.

Es sollte darauf geachtet werden, dass sich die Erstattungszeiträume nicht überschneiden.

Wie hoch ist der Mindesterstattungsbetrag?

Der zu erstattende Betrag muss mindestens 400 Euro betragen. Das gilt nicht, wenn der Erstattungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum eines Kalenderjahres ist. Für diese Erstattungszeiträume muss der zu erstattende Betrag mindestens 50 Euro betragen.

Welche Vorsteuern können erstattet werden?

EU-Unternehmen können nur jene in Österreich angefallenen Vorsteuern geltend machen, für die nach dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (§ 12 UStG) eine Abzugsmöglichkeit vorgesehen ist.

Für Informationen zu den erstattungsfähigen/abzugsfähigen Vorsteuern in den einzelnen Mitgliedstaaten ist die Finanzverwaltung des jeweiligen EU-Mitgliedstaates zu kontaktieren.

Hinsichtlich der Erledigung des Antrages und der Vornahme der Erstattung gibt es einheitliche Fristen (grundsätzlich vier Monate, bei Anforderung von zusätzlichen Informationen bis zu acht Monate). Im Fall der Nichteinhaltung der Frist durch den Erstattungsstaat stehen der Antragstellerin/dem Antragsteller Zinsen zu, allerdings nur, wenn diese/dieser die für sie/ihn geltenden Fristen eingehalten hat.

Unternehmen aus einem Drittlandsgebiet

Wer kann einen Antrag auf Vergütung von Umsatzsteuern im Vorsteuererstattungsverfahren stellen

Unternehmen, die nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässig sind d.h. weder ihren Sitz noch eine Betriebsstätte haben, und die

• keine Umsätze im Inland erzielen oder
• nur steuerfreie Umsätze (Güterbeförderungen/Personenbeförderungen mit Eisenbahnen (seit 1. Jänner 2023) Schiffen oder Luftfahrzeugen) iSd § 6 Abs 1 Z 3 UStG oder
• nur Umsätze ausführen, für welche die Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Umsätze nach § 19 Abs 1 zweiter Satz) oder
• im Inland nur Umsätze ausführen, die unter eine Sonderregelung gemäß § 25a, § 25b UStG 1994 oder eine Regelung gemäß Art 358 bis 369k der Richtlinie 2006/112/EG in einem anderen Mitgliedstaat fallen

In welcher Form ist der Antrag einzubringen?

Der Antrag ist mittels Antragsformular U5 mit firmenmäßiger Zeichnung einzureichen.

Welche Unterlagen sind erforderlich?

Für die Erstattung der Vorsteuern im Vorsteuererstattungsverfahren benötigt das Finanzamt Graz-Stadt folgende vollständig ausgefüllte Formulare bzw. Originalunterlagen:

• Fragebogen Verf 18 bei erstmaliger Beantragung
• Antragsformular U 5 mit firmenmäßiger Zeichnung
• Unternehmerbestätigung im Original, die vergleichbar ist mit dem Formular U 70
• Originalrechnungen

Unvollständig ausgefüllte Formulare oder fehlende Unterlagen verzögern die Bearbeitung des Antrages und können dazu führen, dass eine Vergütung abgelehnt wird.

Wann muss der Vorsteuererstattungsantrag eingereicht werden?

Der Erstattungsantrag ist binnen sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres zu stellen, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist. Der Antrag muss bis zum 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben worden sein. Diese Frist kann nicht verlängert werden.

Für welche Zeiträume kann die Vorsteuererstattung beantragt werden?

Das Unternehmen kann den Erstattungszeitraum selbst bestimmen. Der Erstattungszeitraum muss mindestens drei aufeinander folgende Kalendermonate (z.B. Jänner bis März) in einem Kalenderjahr umfassen und darf höchstens ein Kalenderjahr betragen. Eine Ausnahme gilt für die letzten Monate eines Kalenderjahres. Hier kann der Erstattungszeitraum kürzer sein (z.B. November und Dezember oder nur Dezember). Als Erstattungszeiträume kommen nur volle Kalendermonate in Betracht. Eine tageweise Abgrenzung des Erstattungsverfahrens ist nicht vorgesehen. Es sollte darauf geachtet werden, dass sich die Erstattungszeiträume nicht decken bzw. überschneiden.

Wie hoch ist der Mindesterstattungsbetrag?

Der zu erstattende Betrag muss mindestens 400 Euro betragen. Das gilt nicht, wenn der Erstattungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum eines Kalenderjahres ist. Für diese Erstattungszeiträume muss der zu erstattende Betrag mindestens 50 Euro betragen.

Aus welchem Grund muss eine Unternehmerbescheinigung vorgelegt werden?

Die Erstattung der Vorsteuerbeträge im Vorsteuererstattungsverfahren ist davon abhängig, dass das Unternehmen durch eine Originalbescheinigung seines Finanzamtes (vergleichbar dem Formular U 70) nachweist, dass das Unternehmen unter einer Steuernummer geführt wird.

Der dem Formular U 70 vergleichbare Nachweis ist von der ausländischen Finanzverwaltung zu bestätigen und darf nicht älter als ein Jahr sein.

Ein Formzwang besteht nicht, auch ausländische und fremdsprachige Vordrucke werden anerkannt, wenn sie inhaltlich dem österreichischen Formular U 70 entsprechen und eine Übersetzung beigelegt ist.

Welche Belege/Rechnungen müssen dem Antrag beigelegt werden?

Eine Erstattung kann nur anhand von Originalrechnungen bzw. -belegen erfolgen. Kopien können nicht anerkannt werden. Die Originalrechnungen sind gleichzeitig mit dem Antrag vorzulegen. Ein Nachreichen von Originalbelegen kann nur innerhalb der Antragsfrist zu einer Erstattung führen.

Die Anträge und Originalbelege bzw. -rechnungen werden vom Finanzamt auf ihre formelle und rechnerische Richtigkeit geprüft. Sachlich wird insbesondere darauf geachtet, ob die Vorschriften über die Ausstellung von Rechnungen und die Vorschriften über den Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Die Prüfung des Finanzamts wird erleichtert, wenn die Belege durchnummeriert und in eine Liste aufgenommen werden.

Welche Vorsteuern können abgezogen werden?

Es können nur jene in Österreich angefallenen Vorsteuern geltend machen werden, für die nach dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (§ 12 UStG) eine Abzugsmöglichkeit vorgesehen ist. Von der Erstattung ausgeschlossen sind die Vorsteuerbeträge, die auf den Bezug von Kraftstoffen nach dem 14. Jänner 2021 entfallen.

Die Erstattung von Vorsteuern aus Drittstaaten an österreichische Unternehmen erfolgt nach den im jeweiligen Erstattungsstaat vorgesehenen Vorschriften. Für Informationen ist die dort zuständige Finanzverwaltung zu kontaktieren.

FAQ

1. Zugang zum österreichischen Portal

1.1. Welchen Registrierungsprozess müssen österreichische Unternehmen durchlaufen, die Anträge über das Portal der österreichischen Finanzverwaltung einreichen wollen?

Vorsteuererstattungsanträge österreichischer Unternehmen sind über das elektronische Portal FinanzOnline einzureichen.

1.2. Falls in Österreich eine umsatzsteuerliche Organschaft besteht, wird allen Organgesellschaften Zugang zum österreichischen Portal gewährt oder nur der Gruppenträgerin/dem Gruppenträger der umsatzsteuerlichen Organschaft?

Allen Organgesellschaften (sofern UID-Nummer aufrecht).

1.3. Welchen Registrierungsprozess müssen Vertreterinnen/Vertreter durchlaufen, die Anträge im Auftrag von österreichischen Unternehmen durch das Portal der österreichischen Finanzverwaltung einreichen wollen?

Nach der österreichischen Rechtslage ist die geschäftsmäßige Vertretung vor den Abgabenbehörden des Bundes auf bestimmte Berufsgruppen beschränkt (berufsmäßige Parteienvertreterinnen/Parteienvertreter). Es sind dies insbesondere die Wirtschaftstreuhänderinnen/Wirtschaftstreuhänder (Steuerberaterinnen/Steuerberater, Wirtschaftsprüferinnen/Wirtschaftsprüfer), Rechtsanwältinnen/Rechtsanwälte und Notarinnen/Notare. Ein eigenes Registrierungsverfahren dafür gibt es nicht, sondern die Berechtigung, für ihre Klientinnen/Klienten in FinanzOnline tätig zu werden, ergibt sich aus ihrer Berufsberechtigung, wofür die jeweilige Kammer zuständig ist. Die bei FinanzOnline angemeldeten berufsmäßigen Parteienvertreterinnen/Parteienvertreter können daher für ihre in Österreich ansässigen Klientinnen/Klienten die Anträge stellen.

1.4. Müssen diese Vertreterinnen/Vertreter in Österreich ansässig sein (z.B. Geschäftssitz, umsatzsteuerliche Registrierung etc.), um sich für die Einreichung von Anträgen im Namen von österreichischen Steuerzahlerinnen/österreichischen Steuerzahlern durch das Portal registrieren zu können?

Die Teilnahme "ausländischer Wirtschaftstreuhänderinnen"/"ausländischer Wirtschaftstreuhänder" an FinanzOnline – und damit die Möglichkeit, für "österreichische" Unternehmen Anträge stellen zu können – ist nur für jene möglich, die die österreichische Berufsbefugnis erworben haben und daher in das Verzeichnis der Mitglieder der Kammer aufgenommen sind. Die Berechtigung zur "vorübergehenden und gelegentlichen Dienstleistung" in Österreich genügt dazu nicht. Die Rechtsgrundlage bildet das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz (WTBG); siehe dazu auch § 2 der FinanzOnline-Verordnung 2006.

2. Einreichung von Anträgen über das österreichische Portal zur Erstattung ausländischer Umsatzsteuer

2.1. Gibt es in Österreich eine Möglichkeit zum Hochladen, um Antragsinformationen durch das Portal übertragen zu können?

Ja. Dies ist für jene Unternehmen von Bedeutung, die sehr umfangreiche Anträge haben oder für Vertreterinnen/Vertreter, die im Auftrag von vielen österreichischen Unternehmen handeln und zahlreiche Anträge einreichen.

3. Annahme von Anträgen auf Erstattung österreichischer Umsatzsteuer aus anderen Mitgliedsstaaten

3.1. Müssen in Österreich grundsätzlich Kopien aller Rechnungen über 1.000 Euro (250 Euro für Treibstoffe) eingereicht werden oder nur auf Anfrage der Behörden?

Antragstellerinnen/Antragsteller aus anderen EU-Mitgliedstaaten müssen im Rahmen der Antragstellung keine Rechnungen übermitteln. Einzelne Rechnungen können in Kopie oder im Original im Rahmen des Vorhalteverfahrens vom Finanzamt angefordert werden.

Antragstellerinnen/Antragsteller aus Drittstaaten haben weiterhin alle Rechnungen im Original vorzulegen. Für diese gilt weiterhin das derzeit bestehende Papierverfahren.

3.2. Reicht eine Vertreterin/ein Vertreter im Niederlassungsstaat für ein ausländisches Unternehmen einen Antrag auf Erstattung der österreichischen Umsatzsteuer ein, muss diese Vertreterin/dieser Vertreter in Österreich eine Vollmacht des ausländischen Unternehmens vorweisen?

Nur über gesonderte Aufforderung durch das Finanzamt.

4. Benachrichtigung ausländischer Steuerpflichtiger, die die Erstattung der österreichischen Umsatzsteuer beantragen

4.1. Auf welchem Weg wird Österreich die ausländischen Steuerpflichtigen benachrichtigen, wie in den in Artikeln 19, 20, 21 und 23 der RL 2008/9/EG vorgeschrieben?

Österreich wird der Finanzverwaltung des Ansässigkeitsstaats auf demselben elektronischen Weg die nach Art 19 Abs 1 vorgeschriebene Empfangsbestätigung über das Einlangen des Antrags rückübermitteln, wie es den Antrag übermittelt erhalten hat. Über die Art der Zustellung der elektronischen Empfangsbestätigung an die Antragstellerin/den Antragsteller gemäß Art 19 Abs 1 entscheidet der Ansässigkeitsstaat.

Gleiches gilt für die "decision" gemäß Art 19 Abs 1 bzw. Art 21, d.h. für die Mitteilung, ob die Erstattung gewährt wird oder nicht, und für den begründeten Bescheid gemäß Art 23, mit dem über die Vorsteuererstattung abgesprochen wird.

Für das in Art 23 Abs 2 angesprochene Rechtsmittelverfahren gelten keine Besonderheiten (siehe § 243 Bundesabgabenordnung).

Das Vorhalteverfahren nach Art 20 wird per E-Mail erfolgen. Zu diesem Zweck muss der eingereichte Antrag eine Adresse für die elektronische Kommunikation enthalten (Art 8 Abs 1 lit b)

4.2. Was sind die Konsequenzen, wenn Vertreterinnen/Vertreter involviert sind (und würden Benachrichtigungen anstelle oder zusätzlich an die Vertreterin/den Vertreter gesandt werden)?

Benachrichtigungen gemäß Art 19, 21 und 23 werden an das Portal des Ansässigkeitsstaates geschickt, von wo aus die Zustellung nach dem Recht des Ansässigkeitsstaats vorzunehmen ist.

Das Vorhalteverfahren nach Art 20 wird per E-Mail erfolgen. Zu diesem Zweck muss der eingereichte Antrag eine Adresse für die elektronische Kommunikation enthalten (Art 8 Abs 1 lit b)

4.3. Erlaubt Österreich, dass Erstattungszahlungen, falls von der ausländischen Steuerpflichtigen/vom ausländischen Steuerpflichtigen so angewiesen, auf Bankkonten von Dritten überwiesen werden (z.B. auf das einer Niederlassungsgesellschaft oder einer rechtlichen Vertreterin/eines rechtlichen Vertreters)?

Die Überweisung wird auf das im Antrag angegebene Bankkonto erfolgen.

5. Benachrichtigung inländischer Steuerpflichtiger, die die Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer beantragen

5.1. Auf welchem Weg wird Österreich die inländischen Steuerpflichtigen benachrichtigen, wie in den in Artikeln 15 Abs 2 und 18 Abs 2 der RL 2008/9/EG vorgeschrieben?

Österreich kommt der Verpflichtung nach Art 15 Abs 2 zur Übermittlung einer elektronischen Empfangsbestätigung über das Einlangen des Antrags nach, indem es eine entsprechende Benachrichtigung in die DataBox (FinanzOnline) der/des in Österreich ansässigen Antragstellerin/Antragstellers schickt.

Gleiches gilt für die Verpflichtung nach Art 18 Abs 2, wonach der Antragstellerin/dem Antragsteller auf elektronischem Weg mitzuteilen ist, wenn ihr/sein Antrag nicht weitergeleitet wird, weil sie/er a) keine Unternehmerin/kein Unternehmer ist, b) ausschließlich unecht befreite Umsätze tätigt, c) die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt oder d) pauschalierte Land- und Forstwirtin/pauschalierter Land- und Forstwirt ist.

5.2. Auf welchem Weg wird Österreich Benachrichtigungen ausländischer Finanzbehörden weiterleiten?

Benachrichtigungen ausländischer Steuerbehörden, die auf elektronischem Weg bei der österreichischen Finanzverwaltung einlangen, werden in die DataBox (FinanzOnline) zugestellt.

5.3. Versendet das österreichische Portal ein E-Mail an seine Steuerpflichtigen (oder deren Vertreterinnen/Vertreter), damit diese benachrichtigt werden und folglich nicht ständig im Portal nachsehen müssen, ob Bescheide vom Land der Erstattung gesandt wurden?

Die Teilnehmerin/der Teilnehmer an FinanzOnline hat die Möglichkeit, eine E-Mailadresse anzugeben, an welche dann eine Information über die in die DataBox erfolgte Zustellung gesandt wird.

5.4. Was sind die Konsequenzen, wenn Vertreterinnen/Vertreter involviert sind (und würden Benachrichtigungen anstelle oder zusätzlich an die Vertreterin/den Vertreter gesandt werden)?

Wenn nach österreichischem Recht eine Zustellungsvollmacht gegeben wurde, erfolgt die Zustellung an die Zustellungsbevollmächtigte/den Zustellungsbevollmächtigten, wenn nicht, dann an die Antragstellerin/den Antragsteller.

Rechtsgrundlagen

• EU-Richtlinie 2008/9/EG
• EU-Richtlinie 2006/112/EG
• Steuerbefreiungen: § 6 Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Vorsteuerabzug: § 12 UStG
• Steuerschuldner, Entstehung der Steuerschuld: § 19 UStG
• Vorsteuererstattung bei nicht im Inland ansässigen Unternehmen: § 21 Abs 9 UStG
• Sonderregelung für Drittlandsunternehmer, die sonstige Leistungen an Nichtunternehmer im Gemeinschaftsgebiet erbringen: § 25a UStG
• Sonderregelung für Einfuhr-Versandhandel: § 25b UStG
• Sonderregelung EU-OSS: Art 25a Anhang (Binnenmarkt) zum Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Verordnung des Bundesministers für Finanzen, mit der ein eigenes Verfahren für die Erstattung der abziehbaren Vorsteuern an ausländische Unternehmer geschaffen wird