e-Rechnung

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug eines Unternehmens ist grundsätzlich, dass es von einem anderen Unternehmen

• eine Lieferung oder sonstige Leistung im Inland für sein Unternehmen bezieht und
• der Steuerbetrag in einer Rechnung gemäß § 11 Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG 1994) an das Unternehmen gesondert ausgewiesen ist.

Das leistende Unternehmen darf eine Rechnung gemäß § 11 UStG auch elektronisch per E-Mail, als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax-Rechnung an ein anderes Unternehmen übermitteln. Voraussetzung ist, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungslegung zustimmt. Bei Ausstellung einer Rechnung in mehreren Formaten (z.B. als PDF- und xml-Datei) oder als Papier- und e-Rechnung muss jedenfalls ein Hinweis darauf in der Rechnung aufgenommen werden, um eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden.

Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden e-Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der e-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies müssen das leistende und das empfangende Unternehmen unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherstellen.

• Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmens oder der Rechnungsausstellerin/des Rechnungsausstellers.
• Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach § 11 UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Aus der Unversehrtheit des Inhalts folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich (z.B. Anschrift des leistenden Unternehmens) tatsächlich richtig ist oder bei Rechnungsausstellung richtig war.
• Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

Jedes Unternehmen kann das für ihn geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen frei wählen. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer e-Rechnung sind jedenfalls gewährleistet,

• wenn das Unternehmen ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung geschaffen wird,
• wenn eine e-Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt wird,
• wenn die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen ist, oder
• wenn die Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches übermittelt wird, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

So kann dies im Rahmen eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens, z.B. durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, geschehen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Allerdings muss ein verlässlicher Prüfpfad es ermöglichen, die Verbindung zwischen der jeweiligen e-Rechnung und dem dieser zugrundeliegenden Umsatz (Lieferung oder Dienstleistung) nachvollziehbar herzustellen und so zu überprüfen, ob der Zahlungsanspruch auch zu Recht besteht.

Weiters können die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts z.B. auch durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) gewährleistet werden. Die zusätzliche Übermittlung einer Sammelrechnung im Rahmen des EDI-Verfahrens ist nicht erforderlich, aber zulässig, wenn auf den Umstand, dass es sich um eine bloße Zusammenfassung bereits abgerechneter Umsätze und keine Rechnungsneuausstellung handelt, hingewiesen wird.

Auch eine fortgeschrittene elektronische Signatur genügt, wenn sie auf einem vom Signaturprüfdienst der RTR oder einer vergleichbaren ausländischen Stelle prüfbaren Zertifikat beruht, unabhängig davon, bei welcher Stelle die tatsächliche Signaturprüfung erfolgt.

Die Übermittlung einer e-Rechnung über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist an den Bund als Leistungsempfänger möglich. Aus Gründen der Synergie werden die Funktionen für die Einbringung von e-Rechnungen auch anderen öffentlichen Verwaltungseinheiten (z.B. Länder, Gemeinden, Städte) zur Verfügung gestellt. Eine Verpflichtung für die Vertragspartnerinnen/Vertragspartner, e-Rechnungen an z.B. Länder, Städte, Gemeinden einzubringen, besteht derzeit nicht.

Die Abrechnung mittels elektronischer Gutschrift ist grundsätzlich zulässig, soweit sie die genannten Anforderungen erfüllt. So kann die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger die Gutschrift beispielsweise mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine elektronische Gutschrift muss als solche bezeichnet werden.

Aufbewahrungspflicht

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren durch das leistende Unternehmen und das empfangende Unternehmen gewährleistet werden. Eine urschriftgetreue Wiedergabe von e-Rechnungen ist nicht erforderlich. Eine Aufbewahrung der e-Rechnung als Ausdruck in Papierform ist bei Berücksichtigung der genannten Voraussetzungen jedenfalls zulässig. Die e-Rechnungen müssen in solch einem Fall nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.

Weiterführende Links

• Elektronische Rechnung (→ BMF)
• → e-Rechnung.gv.at
• Step by Step-Leitfaden für die Erstellung/Einbringung einer e-Rechnung (→ e-Rechnung.gv.at)

Rechtsgrundlagen

• § 11 Umsatzsteuergesetz (UStG)
• E-Rechnung-Umsatzsteuerverordnung (E-Rechnung-UStV)
• Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 1564c ff
• Empfehlung der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (94/820/EG)