Rechnung
Unternehmen sind in bestimmten Fällen verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Die Pflicht, eine Rechnung auszustellen, trifft beispielsweise Unternehmen, die Umsätze an andere Unternehmen ausführen. Eine Rechnung, die ein Unternehmen an ein anderes Unternehmen stellt, muss auch bestimmte Angaben enthalten, die in Rechnungen an Private grundsätzlich nicht vorhanden sein müssen.
Unternehmen haben einen Anspruch auf eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung, da sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen können, wenn die erhaltene Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Aus diesem Grund gibt es auch eine Frist für das Ausstellen der Rechnung. Sie beträgt sechs Monate ab dem Ausführen des Umsatzes. Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro gelten Erleichterungen bei Umsätzen im Inland. Bei Umsätzen im Unionsgebiet müssen Unternehmen immer alle erforderlichen Angaben in der Rechnung machen.
Unternehmen dürfen Rechnungen auch elektronisch an andere Unternehmen übermitteln. Voraussetzung ist, dass das andere Unternehmen dieser Art der Rechnungslegung zustimmt. Wenn Unternehmen ihre Lieferungen oder Leistungen an Dienststellen des Bundes erbringen, sind sie sogar verpflichtet, die Rechnungen elektronisch in strukturierter Form (XML) zu übermitteln. Die Bundesdienststellen akzeptieren keine Papierrechnungen mehr.
Unternehmen sind aus umsatzsteuerlicher Sicht verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn sie
- Umsätze an andere Unternehmen (im Rahmen deren Unternehmens) ausführen, oder
- Umsätze an eine juristische Person, ausführen, auch wenn diese nicht Unternehmerin ist, oder
- eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Nichtunternehmerin/einen Nichtunternehmer ausführen, oder
- in einem anderen Mitgliedstaat eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführen, bei der die Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger übergeht und das leistende Unternehmen in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt, noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat, oder
- Einfuhr-Versandhandelsumsätze unter bestimmten Voraussetzungen ausführen.
Hinweis
Das Unternehmen muss seine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes erfüllen. Werden im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen, die unter die Grundregel fallen und für die die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge), oder innergemeinschaftliche Lieferungen durchgeführt, muss das Unternehmen die Rechnung bis spätestens 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats ausstellen.
Rechtsgrundlagen
Verpflichtung zur Rechnungsausstellung bei Einfuhr-Versandhandelsumsätzen: § 11 Abs 1 Z 2a Umsatzsteuergesetz (UStG)
Je nach Rechnungsbetrag bestehen folgende Formerfordernisse:
- Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag zwischen 401 Euro und 10.000 Euro gelten die allgemeinen Formerfordernisse.
- Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, muss das Unternehmen zusätzlich die UID-Nummer der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers angeben, wenn
- die leistende Unternehmerin/der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), ihren/seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und
- der Umsatz an eine andere Unternehmerin/einen anderen Unternehmer für deren/dessen Unternehmen ausgeführt wird.
- Beträgt eine Rechnung höchstens 400 Euro (Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer), können Name und Adresse der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers sowie die laufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer entfallen. Der konkrete Steuerbetrag muss auch nicht in der Rechnung enthalten sein. Es genügt, den Bruttobetrag (Entgelt plus Steuerbetrag) und den Steuersatz anzugeben. Es handelt sich in diesem Fall um eine Kleinbetragsrechnung.
Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt das Unternehmen, das die Rechnung empfängt, zum Vorsteuerabzug. Ausnahme: Beim Reverse Charge und beim innergemeinschaftlichen Erwerb (Übergang der Steuerschuld) ist der Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäße Rechnung möglich.
Weiterführende Links
Muster: Rechnung im Inland (→ WKO)
Rechtsgrundlagen
§ 11 Umsatzsteuergesetz (UStG)
Seit 1. Jänner 2013 ist die e-Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt, sofern die Rechnungsempfängerin/der Rechnungsempfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Eine e-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird. Formal müssen die Echtheit der Herkunft der e-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein. Mit Verordnung werden die Anforderungen festgelegt, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen jedenfalls erfüllt sind. Ein Unternehmen ist verpflichtet, nach dem Ausstellen einer Rechnung eine Durchschrift oder Abschrift sieben Jahre lang aufzubewahren. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der e-Rechnungen müssen für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein.
Information für Vertragspartner der öffentlichen Verwaltung
Seit 1. Jänner 2014 sind im Rahmen des Waren- und Dienstleistungsverkehrs mit Bundesdienststellen strukturierte elektronische Rechnungen (e-Rechnungen) verpflichtend. Für die Einbringung der e-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Der schnellste Weg zur Einbringung einer e-Rechnung an den Bund ist im Step by Step-Leitfaden für die Erstellung/Einbringung einer e-Rechnung erklärt. Aus Gründen der Synergie stellt der Bund die Funktionen für die Einbringung von e-Rechnungen auch anderen öffentlichen Verwaltungseinheiten (z.B. Länder, Gemeinden, Städte) zur Verfügung. Eine Verpflichtung für die Vertragspartnerinnen/Vertragspartner dieser Verwaltungseinheiten, Rechnungen elektronisch einzubringen, besteht derzeit nicht. Eine Liste der Rechnungsempfänger ist auf den Seiten von "e-Rechnung.gv.at" verfügbar.
Weiterführende Links
Rechtsgrundlagen
§ 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG)
Für den Inhalt verantwortlich: Bundesministerium für Finanzen