Anleitungen zum Datenfeld
Erfassen der Datenfelder (Vorbereitung) / Vordefinierte Datenfelder und grafische Eingabe
5 Schritte zum Datenfeld
Die Erstellung eines Datenfeldes lässt sich gut in einem 5-Schritte-Plan darstellen, womit jedes übliche Datenfeld definiert werden kann.
Schritt 0: Datenfeld oder Feldgruppe
Bevor mit der Erstellung eines Datenfeldes begonnen werden kann muss entschieden werden, ob ein einzelnes Feld oder eine Feldgruppe definiert werden soll.
Fügen Sie Ihrer Meldung nun Feld für Feld hinzu. Zusammengehörige Felder, die öfter im Formular vorkommen, können Sie in einer Feldgruppe zusammenfassen und die Anzahl der Vorkommen (Wiederholungen) angeben.
Für tabellarisch angeordnete Datenfelder können Sie bei der Definition einfach die Anzahl der Spalten und Zeilen angeben. Für die IVDB ausschlaggebend ist immer nur die Anzahl der Felder, die sich aus dieser Angabe berechnet.
Bei der Verwendung der Angabe „Anzahl“ ist zu beachten: alle Felder müssen in allen Parametern übereinstimmen (Datenart, Datenerfordernis, Datenkategorie siehe folgende Schritte).
Felder:
- Datum (Tag, Monat, Jahr zählen als EIN Feld in der Meldung)
- Name (Vor- und Zuname zählen als EIN Feld in der Meldung)
- Anschrift (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer, etc. zählen als EIN Feld in der Meldung)
Feldgruppen:
- mehrfach vorkommende Personenangaben (Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, …)
- tabellarisch einzugebende Daten (z.B. ein Feld pro Monat des Jahres, jeweils mehrere gleichartige Angaben)
Schritt 1: Definition der Datenart
Wählen Sie entweder ein bereits zentral vordefiniertes Datenfeld (hier finden Sie die Auswahl) oder aus der Liste der Datenarten jene aus, die für das Datenfeld zutreffend ist. Verwenden Sie die Auswahl „Sonstige“ nur dann, wenn keine der angeführten Datenarten zutrifft.
In der Datenfeldauswahl können Sie sich zwischen 12 verschiedenen typischen Datenarten entscheiden. Eine Datenart soll dabei das grundsätzliche Thema des Datenfeldes umschreiben.
Klicken Sie hier, wenn Sie mehr über vordefinierte Datenfelder erfahren möchten.
Schritt 2: Definition des Datenerfordernisses
Jedem Datenfeld muss zwingend eine Datenerfordernis zugewiesen werden, um zu beschreiben, ob und auf welcher Grundlage dieses Datenfeld von der Meldung eingefordert wird.
Über die Kategorisierung "Datenerfordernis" wird festgelegt, ob ein Datenfeld der Meldung in einer Rechtsgrundlage genannt wird. Die Einteilung erfolgt in vier Kategorien.
Das Datenfeld wird in der IVP-relevanten Rechtsgrundlage für die Informationsverpflichtung explizit genannt oder das Formular ist selbst Bestandteil der Rechtsgrundlage.
Beispiele:
- "… unter Angabe des Namens und Geburtsdatums des Antragstellers …"
- "… haben sich unter Verwendung des Formulars XY entsprechend der Anlage A zu registrieren …"
Das Datenfeld spezifiziert ein übergeordnetes genaues Datenerfordernis der IVP-relevanten Rechtsgrundlage.
Beispiel:
- In der Rechtsgrundlage wird ein Nachweis "... unter Angaben der Bescheiddaten …" gefordert.
Die Meldung beinhaltet die sich auf diese Bescheiddaten beziehenden Datenfelder "Geschäftszahl", "Ausstellungsdatum", "ausstellende Behörde".
Das Datenfeld wird in der IVP-relevanten Rechtsvorschrift nicht im Detail geregelt, es besteht jedoch ein generelles oder durch den Gesetzestext implizites Datenerfordernis.
Beispiele:
- "Beglaubigte Unterschrift der GeschäftsführerInnen"
- "Unter Angabe aller für die Entscheidung notwendigen Daten"
- Daten, welche für die weitere Entscheidung angegeben werden müssen:
- "Mein Hauptwohnsitz liegt in:
o Österreich
o Ausland
- "Mein Hauptwohnsitz liegt in:
Das Datenfeld wird in der IVP-relevanten Rechtsgrundlage nicht genannt und fällt in keine der drei anderen Kategorien.
Schritt 3: Definition „Datenkategorie“
Das Feld "Datenkategorie" legt fest, über wen oder was dieses Datenfeld Informationen enthält und welche Beziehung das Objekt zur IVP besitzt.
Jedes der Datenfelder kann in eine der 5 folgenden Kategorien eingeteilt werden.
Das Datenfeld betrifft genau jene Person, die für die Informationsverpflichtung verantwortlich ist.
Beispiele:
- "Name der Geschäftsführerin"
- "Befähigungsnachweis des Antragstellers"
Das Datenfeld betrifft eine bestimmte Person bzw. bestimmte Personen, die nicht direkt für die Informationsverpflichtung verantwortlich ist bzw. sind.
Beispiel:
- "Geburtsdatum Lehrling"
Das Datenfeld betrifft genau jenes Unternehmen, für das die Informationsverpflichtung besteht.
Beispiele:
- "ÖNACE-Klassifizierung des meldepflichtigen Betriebs"
- "Unternehmenssitz des meldepflichtigen Betriebs"
Das Datenfeld betrifft ein anderes Unternehmen.
Beispiele:
- "Name des Versanddienstleisters"
- "Anschrift Steuerberaterin"
Das Datenfeld betrifft weder Personen- noch direkte Unternehmensdaten.
Beispiele:
- "Durchschnittspreis Produkt A"
- "Erklärung: Ich bestätige, dass alle Angaben richtig sind"
Schritt 4: Beschreibung
Jedes Datenfeld besitzt eine Beschreibung. Die Beschreibung enthält eine kurze Erläuterung, welche Informationen dieses Datenfeld vom Antragsteller verlangt.
Die Beschreibung eines Datenfeldes soll die spätere Suche nach bestimmten Meldungen und Datenfeldern einfacher gestalten. Versuchen Sie daher, eine möglichst kurze und aussagekräftige Beschreibung zu den Datenfeldern zu formulieren.
Schritt 5: Wiederholte Eingabe
Für eine effiziente Durchführung der Datenfelderfassung können mehrfach vorkommende Elemente, also Felder, die übereinstimmend kategorisiert wurden (Datenart, Datenkategorie, Datenerfordernis), zusammengefasst werden, indem eine Anzahl von Wiederholungen angegeben wird.
Falls ein Datenfeld keine Wiederholungen besitzt, wird die Checkbox „Wiederholte Eingabe“ nicht angeklickt. Sollte ein Datenfeld wiederholt in der Meldung vorkommen gibt es 2 Möglichkeiten dies anzugeben. Sie können eine „Fixe Anzahl“ oder eine "Tabelle" mit Zeilen und Spalten angeben. Beides hat verschiedene Einflüsse auf die Anzahl, wie oft dieses Feld vorkommt.
Bei mehrfachem Vorkommen von Feldern geben Sie die Anzahl der Wiederholungen an. In Meldungen, in denen die Anzahl an wiederholten Angaben offen ist, geben Sie einen zu erwartenden Durchschnittswert an.
Im gezeigten Beispiel kann das Feld "Lehrlingsname" mit 5 Wiederholungen erfasst werden.
Sind Datenfelder in der Meldung tabellarisch angeordnet, können Sie die Anzahl über die Angabe „Tabelle (Spalten und Zeilen)“ definieren. Diese Option dient nur zur Vereinfachung der Eingabe, es besteht kein Unterschied zur Angabe der Anzahl der Felder.