IVDB-Startseite
Auf der Startseite werden rollenspezifische Aufgaben und Benachrichtigungen übersichtlich dargestellt.
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Hinweis
Innerhalb der IVDB befindet sich keine Login- oder Logout-Funktion. Der Grund hierfür ist, dass keine An- oder Abmeldung direkt in der IVDB notwendig ist. Nach Abschluss Ihrer Tätigkeit können Sie den Tab in Ihrem Browser einfach schließen.
Auf der Startseite befindet sich der Arbeitsvorrat der jeweiligen Organisation. Weiters wird die Rolle, der Name sowie die Organisation der angemeldeten Person angezeigt.
Im Header kann der Anwender oder die Anwenderin auf die rollenspezifischen Funktionalitäten zugreifen.
Im Hauptbereich werden die Arbeitsaufträge oder Mitteilungen der ausgewählten Arbeitsvorratskategorie in Form von Cards angezeigt.
Header
Die Startseite und die damit verbundenen Funktionalitäten können sich je nach Rolle unterscheiden. Die Rollen sind
- Meldungsverantwortlich
- IVP-Verantwortlich
- Administration
Ein Anwender oder eine Anwenderin kann mehrere verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Funktionen und Zuständigkeiten zugeordnet haben, wobei sich die angezeigten Funktionalitäten und Arbeitsaufträge immer auf die gewählte Rolle beziehen. In der Regel wird jedoch bei den meisten Personen nur eine Rolle zugeordnet sein.
Meldungen
Die Arbeitselemente des oder der Meldungsverantwortlichen finden sich unter der Headerlink Meldung. Hier können neue Meldungen erstellt, bestimmte Meldungen gesucht, Meldungen aktiv und inaktiv geschalten und schon erstellte Meldungen bearbeitet werden. Das Erstellen einer neuen Meldung ist auch über den "Neue Meldung anlegen" Button auf der Startseite zu erreichen.
Innerhalb eines Entwurfes einer Meldung ist es weiters möglich, eine IVP-Anfrage an die zuständige IVP-Organisation zu senden. Dabei wird eine, aus der Sicht der Meldungsverantwortlichen Person, nicht in der IVDB vorhandene oder auffindbare Informationsverpflichtung angefragt.
Klicken sie hier für Erläuterungen zur Erstellung einer Meldung
IVP
Unter IVP können die IVP-Verantwortlichen die Informationsverpflichtungen der eigenen bzw. zugeordneten Organisation verwalten. Hier können neue IVPs erstellt, IVPs bearbeitet, aktiv oder inaktiv geschalten, schon erstellte IVPs eingesehen und bestimmte IVPs gesucht werden.
Klicken Sie hier für die Anleitung zur Erfassung von IVPs
Datenfeld-Suche
In der Datenfeldsuche kann der oder die IVP-Verantwortliche nach bestimmten Datenfeldern innerhalb von Meldungen suchen. Über die Suchergebnisse können in Folge die Meldungsdetails in einer Read-Only Ansicht eingesehen werden.
Weiters können die IVP-Verantwortlichen gegebenenfalls Synonyme für Suchbegriffe vorschlagen. Diese vorgeschlagenen Synonyme müssen im nächsten Schritt von der Administration bestätigt werden, wodurch sie für die gesamte Anwendung zur Verfügung stehen. Ergibt die Prüfung durch die Administration, dass das vorgeschlagene Synonym nicht zum Ursprungswort passt, wird es durch die Administration abgelehnt und steht nicht für die Suche zur Verfügung.
Die Suche soll die IVP-Verantwortlichen dabei unterstützen, herauszufinden, welche Informationen schon in anderen Meldungen vorhanden sind und deshalb nicht noch einmal eingeholt werden müssen. Damit wird die Nachschaupflicht im Sinne des § 7 USPG erfüllt.
IVP
Unter IVP kann die Administration neue IVP für alle Organisationseinheiten erstellen, IVP bearbeiten, aktiv oder inaktiv schalten und bestimmte IVP suchen.
Datenfeld-Suche
In der Datenfeld-Suche kann die Administration nach bestimmten Datenfeldern innerhalb der IVDB suchen. Über die gefundenen Datenfelder ist ein Zugriff auf die dazugehörigen Meldungen möglich. Hier kann über "Meldung Details" in der Read-Only Ansicht eine Meldung eingesehen oder über "Meldung bearbeiten" in den Bearbeitungsmodus der jeweiligen Meldung gelangt werden.
Weiters können über die Funktion "Synonyme bearbeiten" zu Begriffen neue Synonyme hinzugefügt werden.
Meldung
Bei Auswahl des Headerlinks Meldungen ist die Administration in der Lage neue Meldungen zu erstellen, bestimmte Meldungen zu suchen, Meldungen aktiv oder inaktiv zu schalten und Meldungen zu bearbeiten.
Dabei stehen alle Meldungen innerhalb der IVDB zur Bearbeitung zur Verfügung.
Außerdem ist es möglich, innerhalb eines Meldungs-Entwurfs eine IVP-Anfrage an die zuständige Organisation zu senden. Dabei wird eine nicht in der IVDB vorhandene oder aufzufindende Informationsverpflichtung angefragt.
Administration
Unter Administration befinden sich alle Funktionen, die nur der Administration zur Verfügung stehen. Hierbei handelt es sich um Lebenssituationen, Organisationen und Datenfeld-Vorschläge
Bei Lebenssituationen handelt es sich um eine Sammlung von Informationsverpflichtungen, die zusammen einen bestimmten Prozess darstellen sollen. Diese Lebenssituationen werden durch die Administration erstellt.
Die Lebenssituationen sollen aufzeigen, inwieweit die gleichen Informationen innerhalb eines Prozesses mehrfach abgefragt werden. Daher ist der Nutzen dieser Lebenssituationen eher analytisch und soll Verbesserungspotenziale aufzeigen.
In der Funktion Organisationen kann die Administration neue Organisationen hinzufügen, bestimmte Organisationen suchen, bearbeiten oder auch löschen.
Innerhalb der Bearbeitung bestimmt die Administration den Namen der Organisationen, den Organisationsschlüssel, ob es sich um eine IVP-Organisation handelt, den Organisationstyp (z. B. Bund oder Bezirksorganisation) und die regionale ID (um die Organisation regional einzuordnen).
Die von einem Anwender oder einer Anwenderin beim Einstieg über den Portalverbund mitübermittelte Organisations-ID muss in der Liste der Organisationen erfasst sein, da sonst eine Zuordnung zu einer Organisation nicht möglich ist.
Weiters kann die Administration bei den Organisationen die genannten IVDB-Koordinatoren oder Koordinatorinnen verwalten.
Innerhalb der Datenfeldvorschläge kann die Administration neue Datenfeldvorschläge erstellen, schon erstellte Datenfeldvorschläge bearbeiten oder löschen und bestimmte Datenfeldvorschläge suchen. Diese Datenfeldvorschläge können dann von den Meldungsverantwortlichen zur Erstellung von Meldungen genutzt werden.
Die Datenfeldvorschläge sollen durch Vereinheitlichung den Prozess der Meldungserstellung verkürzen und die Suche nach bestimmten Datenfeldern und Meldungen vereinfachen.
Arbeitsvorrat
Im Arbeitsvorrat werden die spezifischen Arbeitsaufträge der jeweiligen Rollen gesammelt. Die Rollen unterscheiden sich hierbei in Meldungsverantwortlich, IVP-Verantwortlich und Administrator. Jede Rolle hat hierbei verschiedene Arbeitsaufträge, was sich in den Kategorien und den verschiedenen Arbeitsvorräten widerspiegelt.
Weiters kann vom Arbeitsvorrat aus über den Button "Neue Meldung anlegen" bzw. "Neue IVP anlegen", ein neues Objekt erstellt werden. Die aufrufbaren Funktionen sind rollenabhängig.
Klicken Sie hier, um mehr über die verschiedenen Arbeitsaufträge zu erfahren.