Kosten bei Dienstreisen

Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern ein Mindestmaß ihrer Reisekosten für Dienstreisen ersetzen sowie Tages- und Nächtigungsgelder bezahlen. Diese sind unter bestimmten Voraussetzungen bis zu bestimmten Höchstsätzen steuer- und abgabefrei (Lohnsteuer, Sozialversicherung). Diese Höchstsätze gelten auch, wenn höhere Tages- bzw. Nächtigungsgelder vereinbart werden.

Eine Reise ist nur dann eine Dienstreise, wenn sie die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber angeordnet hat. Es werden folgende Fälle unterschieden:

  • 1. Tatbestand
    Eine Arbeitnehmerin/ein Arbeitnehmer verlässt im Auftrag der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers den Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager etc.) um zu arbeiten. Das umfasst Reisen, die im Nahbereich des Dienstortes durchgeführt werden, d.h. der Dienstnehmerin/dem Dienstnehmer kann die tägliche Rückkehr zum Wohnort (Wohnsitz) zugemutet werden.
  • 2. Tatbestand
    Eine Arbeitnehmerin/ein Arbeitnehmer arbeitet im Rahmen der Dienstreise so weit weg von ihrem/seinem üblichen Dienstort, dass ihr/ihm eine tägliche Rückkehr zum Wohnort nicht zugemutet werden kann.

Die Anreise vom Wohnort zum regulären Dienstort bzw. die Heimfahrt sind keine Dienstreisen. Wählt eine Arbeitnehmerin/ein Arbeitnehmer aus privaten Gründen ihren/seinen Arbeitsplatz außerhalb einer üblichen Entfernung vom Wohnort, liegt daher keine Dienstreise vor.

Oft gibt es in Kollektiv- und Arbeitsverträgen Vereinbarungen über den Reiseaufwand bzw. die Reisekosten die zu ersetzen sind (z.B. Mittagessen, Benzin, Hotelübernachtung). Bei diesen Regelungen wird meistens ein Pauschalsatz (z.B. Tagesgelder, Nächtigungsgelder) festgelegt, der sämtliche Kosten abdeckt.

Bestehen keine vertraglichen Vereinbarungen, dann hat die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer Anspruch auf Auszahlung aller durch die Dienstreise tatsächlich verursachten Kosten, die allerdings nachgewiesen werden müssen.

Erhalten die Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer keine oder nicht die maximal möglichen Reisekostenersätze, dann können sie diese Ausgaben – soweit sie nicht ersetzt wurden – als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Für die Verpflegung während einer Dienstreise stehen Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern als Tagesgeld für 24 Stunden 26,40 Euro zu. Höhere Beträge können auch bei Nachweis nicht steuerfrei gewährt werden, unabhängig davon, ob ein arbeitsrechtlicher Anspruch darauf besteht. Weiters sind die Tagesgelder vorsteuerabzugsfähig.

Höhe der Tagesgelder je nach Dauer der Dienstreise
Dauer in Stunden Betrag in Euro
bis 3 0
3 bis 4 8,80
4 bis 5 11
5 bis 6 13,20
6 bis 7 15,40
7 bis 8 17,60
8 bis 9 19,80
9 bis 10 22
10 bis 11 24,20
11 bis 24 26,40

Dienstreise nach dem 1. Tatbestand

Tagesgelder können bei Vorliegen des 1. Tatbestandes steuerfrei gewährt werden, wenn kein neuer örtlicher Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. Ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht

  • bei durchgehender und regelmäßiger Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten fünf Tagen oder
  • bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten 15 Tagen.

Daraus ergibt sich, dass die ab dem 6. bzw. 16. Tag bezahlten Tagesgelder steuerpflichtig sind.

Dienstreise nach dem 2. Tatbestand

Beim 2. Tatbestand können Tagesgelder für einen Zeitraum von sechs Monaten an ein und demselben Ort steuerfrei gewährt werden. Ab dem 7. Monat gezahlte Tagesgelder sind steuerpflichtig. Bei einem Wechsel des Arbeitsortes beginnt eine neue sechsmonatige Frist zu laufen.

Dienstreise nach einer lohngestaltenden Vorschrift

Von der Arbeitgeberin/vom Arbeitgeber gezahlte Tagesgelder für Dienstreisen bleiben zeitlich unbegrenzt steuer- und abgabenfrei, wenn sie aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift (z.B. Kollektivvertrag) für eine der folgenden Tätigkeiten bezahlt werden:

  • Außendiensttätigkeiten (z.B. Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste)
  • Fahrtätigkeit (z.B. Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Werksgeländes)
  • Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers
  • Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz
  • Vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde (maximal für sechs Monate steuerfrei)

Nächtigungsgelder sind grundsätzlich nur dann steuer- und abgabenfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird und dies auch nachgewiesen werden kann (z.B. durch Hotelrechnungen). Bei Entfernungen von mehr als 120 km muss nicht nachgewiesen werden, ob die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer tatsächlich genächtigt hat.

Höhe des steuerfreien Nächtigungsgeldes:

  • Pauschal für Nächtigungsaufwand einschließlich Frühstück: 15 Euro ohne Nachweis der Höhe der tatsächlichen Kosten
    Das pauschale Nächtigungsgeld kann grundsätzlich nur für einen Zeitraum von maximal sechs Monaten steuerfrei ausgezahlt werden.
  • Ersatz der gesamten Kosten der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers mit Nachweis der Nächtigungskosten sowie Kosten des Frühstücks

Nächtigungsgelder sind zeitlich unbegrenzt steuer- und abgabenfrei (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge), wenn sie aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift (z.B. Kollektivvertrag) für eine der folgenden Tätigkeiten ausbezahlt werden:

  • Außendiensttätigkeiten (z.B. Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste)
  • Fahrtätigkeit (z.B. Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Werksgeländes)
  • Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers
  • Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz
  • Vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde (pauschales Nächtigungsgeld maximal für sechs Monate steuerfrei)

Wird der Arbeitnehmerin/dem Arbeitnehmer kostenlos eine Nächtigungsmöglichkeit (inklusive Frühstück) zur Verfügung gestellt, werden die durch die Arbeitgeberin/den Arbeitgeber gezahlten Nächtigungsgelder nicht steuerfrei behandelt. Wird nur die Nächtigungsmöglichkeit ohne Frühstück bereitgestellt, können für allfällige zusätzliche Aufwendungen (zum Beispiel für das Frühstück) ohne Beleg im Schätzungsweg 4,40 Euro pro Nächtigung steuerfrei ausgezahlt werden.

Bei bloßer Nächtigungsmöglichkeit in einem Fahrzeug (Lkw, eigener Pkw, Bus) bleibt das pauschale Nächtigungsgeld (für zusätzliche mit einer Nächtigung verbundene Aufwendungen wie z.B. Dusche und Frühstück) steuerfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird.

Die Tagesgelder für Auslandsdienstreisen werden auf die gleiche Weise berechnet wie die Tagesgelder für Dienstreisen im Inland. Werden die Tagesgelder nach Kalendertagen abgerechnet, steht das Tagesgeld pro Kalendertag zu, d.h. für jeden Tag der Dienstreise wird der volle Tagesgeldsatz zuerkannt.

Tagesgelder für Auslandsdienstreisen können bis zu bestimmten Höchstsätzen steuer- und abgabenfrei berücksichtigt werden. Weiters sind die Tagesgelder vorsteuerabzugsfähig.

Die Höchstsätze für Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen (→ BMF) sind in der Finanzdokumentation (Findok) des BMF aufgezählt und unterscheiden sich nach Staat, in dem die Dienstreise stattfindet..

Tagesgelder bei Dienstreisen im Ausland
Dauer in Stunden Anteiliges Tagesgeld
bis 3 0
3 bis 4 4/12 des Auslandssatzes
4 bis 5 5/12 des Auslandssatzes
5 bis 6 6/12 des Auslandssatzes
6 bis 7 7/12 des Auslandssatzes
7 bis 8 8/12 des Auslandssatzes
8 bis 9 9/12 des Auslandssatzes
9 bis 10 10/12 des Auslandssatzes
10 bis 11 11/12 des Auslandssatzes
11 bis 24 12/12 des Auslandssatzes

Bei einem bezahlten Geschäftsessen pro Tag werden die Tagsätze nicht gekürzt. Werden an einem Tag zwei Essen bezahlt, wird nur noch ein Drittel des Tagesgeldsatzes zuerkannt.

Oft beziehen sich die in Kollektivverträgen, Arbeitsverträgen etc. enthaltenen Tagesgeldsätze nur auf Inlandsdienstreisen. Vor Antritt der Auslandsreise ist daher eine Vereinbarung über Kostenersätze mit der Arbeitnehmerin/dem Arbeitnehmer zu treffen.

In manchen Vereinbarungen wird auf die in der Reisegebührenvorschrift für Bundesbedienstete aufgelisteten Tages- und Nächtigungsgelder verwiesen oder eine Orientierung an diesen empfohlen. Aufgrund des bestehenden Kollektivvertrages können die Richtsätze aber auch abweichen.

Von der Arbeitgeberin/vom Arbeitgeber gezahlte Tagesgelder für Dienstreisen bleiben zeitlich unbegrenzt steuer- und abgabenfrei (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge), wenn sie aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift (z.B. Kollektivvertrag) für eine der folgenden Tätigkeiten bezahlt werden:

  • Außendiensttätigkeiten (z.B. Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste)
  • Fahrtätigkeit (z.B. Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Werksgeländes)
  • Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers
  • Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz
  • Vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde (maximal für sechs Monate steuerfrei)

Ist die beruflich veranlasste Reise mit einer Nächtigung verbunden, können entweder die Kosten inklusive Frühstück laut Beleg oder der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete pro Nächtigung abgesetzt werden.

Wird der Arbeitnehmerin/dem Arbeitnehmer kostenlos eine Nächtigungsmöglichkeit zur Verfügung gestellt, werden die durch die Arbeitgeberin/den Arbeitgeber gezahlten Nächtigungsgelder nicht steuer- und abgabenfrei behandelt.

Das Fahrtenbuch umfasst alle Fahrten, die aus Anlass einer Dienstreise mit dem eigenen Kraftfahrzeug zurückgelegt werden. Es dient nicht nur als Nachweis für Fahrtkostenansprüche an die Arbeitgeberin/den Arbeitgeber, sondern auch als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung.

Das Fahrtenbuch muss Folgendes enthalten:

  • Aufzeichnung aller Fahrten im Zuge der Dienstreise sowie auch private Fahrten
  • Aufzeichnung von Datum, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck der Fahrt, Kilometerstand, gefahrene Kilometer

Das Fahrtenbuch sollte fortlaufend und übersichtlich gestaltet sein. Je genauer die Aufzeichnungen sind, umso glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch. Bei privaten Fahrten mit dem Kraftfahrzeug ist es nicht notwendig, einen Zweck im Fahrtenbuch anzuführen.

Vorgefertigte Fahrtenbücher erhalten Sie beispielsweise in den Shops von  → ÖAMTC und → ARBÖ. In Einzelfällen ist es auch möglich, die gefahrenen Kilometer über einen Taschenkalender, Tagesbericht oder ein Computerfahrtenbuch nachzuweisen.

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Letzte Aktualisierung: 1. Januar 2024

Für den Inhalt verantwortlich: Bundesministerium für Finanzen