Firmenbuch – Bilanzveröffentlichung

Allgemeine Informationen

Die gesetzlichen Vertreterinnen/die gesetzlichen Vertreter (z.B. Geschäftsführerinnen/Geschäftsführer bzw. Vorständinnen/Vorstände) von Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, SE) und sogenannten "kapitalistischen Personengesellschaften" (z.B. GmbH & Co KG) sind verpflichtet, den Jahresabschluss, den Lagebericht sowie gegebenenfalls den Corporate Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen nach ihrer Behandlung in der Hauptversammlung (Generalversammlung) mit einem Bestätigungsvermerk beim Firmenbuchgericht einzureichen.

Die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses (ERV-JAb), des Lageberichts sowie gegebenenfalls des Corporate Governance-Berichts und des Berichts über Zahlungen an staatliche Stellen ist für Kapitalgesellschaften verpflichtend.

Ausnahme: Gesellschaften mit einem Jahresumsatz bis zu 70.000 Euro können den Jahresabschluss entweder in Papierform oder elektronisch einreichen.

Im Rahmen des Datendienstes "Elektronischer Rechtsverkehr-Jahresabschlüsse" (ERV-JAb) ist die elektronische Übermittlung von Jahresabschlüssen über FinanzOnline an die Firmenbuchgerichte möglich. Die Einreichung kann vom Unternehmen selbst oder von einer/einem damit beauftragten Wirtschaftstreuhänderin/Wirtschaftstreuhänder, Notarin/Notar oder Rechtsanwältin/Rechtsanwalt vorgenommen werden.

Im USP registrierte Unternehmerinnen/Unternehmer haben die Möglichkeit, FinanzOnline und viele weitere Online-Verfahren mit einem einzigen Einloggen im USP zu nutzen. Nähere Informationen zur Registrierung im USP finden sich im Online Ratgeber zur USP-Registrierung.

Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, den Jahresabschluss als unstrukturiertes PDF oder auch als strukturierten XML Datensatz über den Dienst "Elektronischer Rechtsverkehr der Justiz" (webERV) zu übermitteln. Voraussetzung ist, dass sich die/der Übermittlungspflichtige bzw. ihre oder seine Vertreterin/ihr oder sein Vertreter bei einer der zugelassenen webERV-Übermittlungsstellen als Kundin/Kunde registriert. Außerdem muss für die Übermittlung des Jahresabschlusses eine zugelassene Software verwendet werden.

Betroffene Unternehmen

Betroffen sind Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, SE) und kapitalistische Personengesellschaften (z.B. GmbH & Co KG).

Voraussetzungen

Voraussetzungen für die elektronische Einreichung über FinanzOnline

• Teilnahmeberechtigung an FinanzOnline und Benutzerart "Supervisorin/Supervisor" oder "Übermittlerin/Übermittler"
• Einrichtung eines Abbuchungsauftrags zugunsten der Justiz:
  • Die Zahlung der Eingabegebühr und gegebenenfalls der Eintragungsgebühr im Abbuchungsverfahren ist im elektronischen Rechtsverkehr der Justiz zwingend vorgeschrieben
  • Der Abbuchungs- und Einziehungsauftrag ist beim Kreditinstitut der Einbringerin/des Einbringers zugunsten eines der fünf Justiz-Konten nach § 1 der Abbuchungs- und Einziehungsverordnung (AEV) bei der Österreichischen Postsparkasse einzurichten

Für die Teilnahme am ERV-JAb sind zunächst alle technischen Voraussetzungen erforderlich, die für eine Teilnahme an FinanzOnline notwendig sind.

Für die Übermittlung der Jahresabschlüsse ist darüber hinaus eine Erweiterung der bei der Einbringerin /dem Einbringer (Wirtschaftstreuhänderin/Wirtschaftstreuhänder) bestehenden Buchhaltungs-/Bilanzierungssoftware erforderlich. Sie ermöglicht die Konvertierung der bei der Einbringerin/dem Einbringer erstellten Jahresabschlüsse in XML (eXtensible Markup Language)-Dokumente, die das für die Übermittlung geeignete Format aufweisen.

Die Integrierung der Konvertierungssoftware kann entweder so erfolgen, dass die Basisdaten des Jahresabschlusses automatisch aus den Buchhaltungs-/Bilanzierungsdaten entnommen werden oder dass diese händisch in das Konvertierungsprogramm einzugeben sind (diesbezügliche Auskünfte kann der Lieferant der Einbringerin/des Einbringers für Buchhaltungs-/Bilanzierungssoftware erteilen).

Die Konvertierungssoftware enthält auch ein Prüf- und Visualisierungsprogramm, das den Softwareherstellern kostenlos von der Bundesrechenzentrum GmbH zur Verfügung gestellt wird. Mit Hilfe dieses Programms wird der konvertierte Datensatz vor dem Übermitteln auf Schnittstellenkonformität geprüft (Vermeiden von Fehlübermittlungen) und es kann der Jahresabschluss auf dem PC der Einbringerin/des Einbringers so dargestellt und ausgedruckt werden, wie er später über Internet aus der Firmenbuchdatenbank aufrufbar ist.

Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, den Jahresabschluss als unstrukturiertes PDF oder auch als strukturierten XML Datensatz über den Dienst "Elektronischer Rechtsverkehr der Justiz" (webERV) zu übermitteln. Voraussetzung ist, dass sich der oder die Übermittlungspflichtige bzw. ihre oder seine Vertreterin/ihr oder sein Vertreter bei einer der zugelassenen webERV-Übermittlungsstellen als Kundin/Kunde registriert. Außerdem muss für die Übermittlung des Jahresabschlusses eine zugelassene Software verwendet werden.

Strukturierte Datensätze im ERV müssen mit einem Konvertierungsprogramm mit Prüf- und Visualisierungsprogramm (siehe oben elektronische Einreichung über FinanzOnline) erstellt werden und sind dann mit der jeweiligen ERV-Software zu übermitteln. Der Verfahrensablauf für Herstellung und Versendung der Datensätze kann abhängig von der verwendeten Software unterschiedlich sein. Für diesbezügliche Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Softwareanbieter oder Ihre Übermittlungsstelle.

Fristen

Die Jahresabschlüsse, die Lageberichte sowie gegebenenfalls die Corporate Governance-Berichte und die Berichte über Zahlungen an staatliche Stellen sind nach Behandlung in der Hauptversammlung (Generalversammlung), jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, falls notwendig mit dem Bestätigungsvermerk versehen, beim Firmenbuchgericht einzureichen. Sie werden in die Urkundensammlung aufgenommen und sind beim Firmenbuchgericht oder über die Datenbank des Firmenbuchs online einsehbar.

Zuständige Stelle

Für die Eingabe in Papierform ist zuständig:

• Das Landesgericht (→ BMJ), in dessen Sprengel die Gesellschaft ihren Sitz hat.
• In Wien: das Handelsgericht Wien (→ BMJ)
• In Graz: das Landesgericht für Zivilrechtssachen Graz (→ BMJ)

Verfahrensablauf

Die Jahresabschlüsse, die Lageberichte sowie gegebenenfalls die Corporate Governance-Berichte und die Berichte über Zahlungen an staatliche Stellen sind nach Behandlung in der Hauptversammlung (Generalversammlung), jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, falls notwendig mit dem Bestätigungsvermerk versehen, beim Firmenbuchgericht einzureichen. Sie werden in die Urkundensammlung aufgenommen und sind beim Firmenbuchgericht oder über die Datenbank des Firmenbuchs online einsehbar.

Die elektronische Einreichung über FinanzOnline läuft folgendermaßen ab:

Nach Durchlaufen des Konvertierungsprogramms (mit Prüf- und Visualisierungsprogramm) wird die Datei an einem von Ihrem Softwarehersteller definierten Pfad auf dem PC der Einbringerin/des Einbringers abgelegt. Nach Aufruf von FinanzOnline wählt die Teilnehmerin/der Teilnehmer im Menü "Übermittlung" die Anwendung "Jahresabschluss Firmenbuch – XML" aus und sendet die Datei.

Nach einer Online-Prüfung erhält die Einbringerin/der Einbringer online eine Bestätigung über die erfolgreiche Übermittlung oder eine Mitteilung über die Nicht-Entgegennahme des Datensatzes unter Angabe von Fehlern. Diese erste Bestätigung heißt aber noch nicht, dass die Eingabe bei Gericht eingelangt ist!

Entsprechende Datensätze werden an die Bundesrechenzentrum GmbH weitergeleitet, wo sie mit dem gleichen Programm wie vor Ort bei der Einbringerin/dem Einbringer (Prüf- und Visualisierungsprogramm) auf Schnittstellenkonformität geprüft werden. Nach Abschluss der Prüfung erhält die Einbringerin/der Einbringer längstens bis zum Ende des nachfolgenden Werktags eine Bestätigung über das Einlangen der Daten bei Gericht oder eine Mitteilung über die Nichtweiterleitung der Daten unter Angabe der aufgetretenen Fehler. Diese Mitteilungen werden in die Databox der Einbringerin/des Einbringers bei FinanzOnline gestellt.

Erforderliche Unterlagen

Bei einer Einreichung in Papierform sind folgende Unterlagen beim zuständigen Firmenbuch vorzulegen:

• Jahresabschluss – Bilanz einer kleinen GmbH – Einreichung – G1
• Jahresabschluss – Anhang einer kleinen GmbH – Einreichung – G2
• Jahresabschluss – Bilanz einer kleinen GmbH & CO KG und sonstiger kleiner kapitalistischer Personengesellschaften – G3

Kosten

• Eingabengebühr:
  • Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung: 36 Euro bzw. 55 Euro, wenn die Eingabe nicht im Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) erfolgt
  • Für Aktiengesellschaften: 162 Euro bzw. 181 Euro, wenn die Eingabe nicht im Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) erfolgt
• Eintragungsgebühr: 22 Euro
• Die gerichtliche Eintragungsgebühr in der Höhe von 22 Euro entfällt im ERV-JAb, wenn der Jahresumsatz 70.000 Euro nicht übersteigt und die Einreichung über den Elektronischen Rechtsverkehr der Justiz (webERV) innerhalb von sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgt.
• Die Bilanzen werden in die Urkundensammlung aufgenommen und sind für alle über das Firmenbuch einsehbar.

Zusätzliche Informationen

Weiterführende Links

• Bundesrechenzentrum GmbH (→ BRZ)
• FinanzOnline (→ BMF)
• Übermittlung Jahresabschluss – zugelassene Software (→ BMJ)
• webERV-Übermittlungsstellen (→ BMJ)

Rechtsgrundlagen

• § 277 Unternehmensgesetzbuch (UGB)
• § 1 Abbuchungs- und Einziehungsverordnung (AEV)

Experteninformation

Es steht keine Experteninformation zur Verfügung.

Zum Formular

Als weitere Möglichkeit für kleinere GmbHs und kleine GmbH & Co KGs steht auf den Seiten des Bundesministeriums für Justiz ein ausfüllbares Webformular zur Verfügung. Das daraus automatisch generierte XML- bzw. PDF-Dokument kann als Anhang im WebERV mitgeschickt oder (nur das XML-Dokument) via FinanzOnline übermittelt werden.

Seit 2013 können Formulare – im PDF-Format – auch online an die Gerichte übermittelt werden. Nähere Informationen zu "Elektronische Eingaben an Gerichte und Staatsanwaltschaften" finden sich auf oesterreich.gv.at.